Como conduzir uma Reunião de Avaliação Pós-Projeto de sucesso

Eis uma questão fundamental: depois de cada projeto, você e sua equipe conduzem uma Reunião de Avaliação Pós-Projeto (RAPPs)? (Também chamada de “autópsia”).

As Reuniões de Avaliação Pós-Projeto (RAPPs) são reuniões simples que não demandam muito tempo, mas seu custo-benefício é enorme. Elas também têm uma pauta simples, constituída de apenas quatro itens:

1. O que fizemos bem?

2. O que fizemos mal?

3. Quais surpresas encontramos?

4. Em que podemos melhorar?

É isso. Uma pauta simples, uma rápida reunião e você e sua equipe deram início a um importante programa de aprendizado interno. O objetivo é repetir o que fizeram bem, evitar repetir o que fizeram mal, se adiantarem a surpresas e pensarem em novas maneiras de melhorar, de forma que essas reuniões podem ser incrivelmente eficientes.

Entretanto, existem duas advertências que devem ser observadas:

Advertência #1: as pessoas que não estão acostumadas com esse tipo de reunião tendem a relutar em falar abertamente sobre seus erros em um fórum público, especialmente um fórum conduzido por você, o líder.

Quem quer lembrar a todos de como errou? A maioria das pessoas naturalmente prefere se esquecer dos erros cometidos. Dessa forma, cabe a você, o líder, dar o pontapé inicial, você deve dar o exemplo falando abertamente sobre os seus próprios erros, esse é um importante passo para encorajar os outros a seguirem o seu exemplo.

Cada um deve simplesmente dizer onde errou para que toda a equipe possa aprender uns com os outros e não cometer os mesmos erros duas vezes. A essência das RAPPs é trocar informações; elas não devem se transformar em sessões para confessar ou assumir culpa. O líder também não deve punir os membros pelos erros, já que isso neutralizaria rapidamente a eficiência potencial dessas reuniões.

Advertência #2: se você decidir implementar as RAPPs, deve se certificar de ir até o fim, de forma que as ideias levantadas nas reuniões de fato tenham um impacto no comportamento subsequente de sua equipe. Não faz sentido conduzir essas reuniões e não se beneficiar delas. Divulgar os resultados e recompensar em público as pessoas que implementarem as grandes novas ideias que vocês aprenderam juntos ou recompensar as pessoas que evitaram repetir um erro já cometido ajuda muito na institucionalização do aprendizado que vocês podem obter em uma RAPP.

Mãos à obra?

Fonte: Administradores