Conhecendo bem o mundo acadêmico e seus trabalhos
mirabolantes que costumam deixar os estudantes de cabelos em pé, vou
(re)começar hoje uma série sobre as ferramenta de gestão mais utilizadas. E
após já ter falado há um tempo sobre cadeia de valor e mais detalhadamente
sobre Balanced Score Card – BSC, hoje falarei sobre a ferramenta 5W2H. Você
sabe o que é e para que serve? Então fique de olho!
O que é o 5W2H?
O 5W2H, basicamente, é um checklist de determinadas
atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por
parte dos colaboradores da empresa. Ele
funciona como um mapeamento destas atividades, onde ficará estabelecido o que
será feito, quem fará o quê, em qual período de tempo, em qual área da empresa
e todos os motivos pelos quais esta atividade deve ser feita. Em um segundo
momento, deverá figurar nesta tabela (sim, você fará isto em uma tabela) como
será feita esta atividade e quanto custará aos cofres da empresa tal processo.
Esta ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma
vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo
ou sua atividade. Em um meio ágil e competitivo como é o ambiente corporativo,
a ausência de dúvidas agiliza e muito as atividades a serem desenvolvidas por
colaboradores de setores ou áreas diferentes. afinal, um erro na transmissão de
informações pode acarretar diversos prejuízos à sua empresa, por isso é preciso
ficar atento à essas questões decisivas, e o 5W2H é excelente neste quesito!
Por que 5W2H?
O nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as
primeiras letras dos nomes (em inglês) das diretrizes utilizadas neste
processo. Abaixo você pode ver cada uma delas e o que elas representam:
What – O que será feito (etapas)
Why – Por que será feito (justificativa)
Where – Onde será feito (local)
When – Quando será feito (tempo)
Who – Por quem será feito (responsabilidade)
How – Como será feito (método)
How much – Quanto custará fazer (custo)
Há ainda outros 2 tipos de nomenclatura para esta
ferramenta, o 5W1H (onde exlui-se o “H” referente ao “How much”) e o mais
recente 5W3H (onde inclui-se o “H” referente ao “How many”, ou Quantos). Todas
elas podem ser utilizadas perfeitamente dependendo da necessidade do gestor,
respeitando sempre as características individuais.
Como utilizar?
Antes de utilizar o 5W2H é preciso que você estabeleça uma
estratégia de ação para identificação e proposição de soluções de determinados
problemas que queira sanar. Para isso pode-se utilizar de brainstorm para se
chegar a um ponto comum. É preciso também ter em conta os seguintes pontos:
Tenha certeza de estar implementando ações sobre as causas
do problema, e não sobre seus efeitos;
Tenha certeza que suas ações não tenham qualquer efeito
colateral, caso contrário deverá tomar outras ações para eliminá-los;
É preciso propor diferentes soluções para os problemas
analisados, certificando-se dos custos aplicados e da real eficácia de tais
soluções.
Me dá um exemplo?
Sim, claro! Ao planejar determinada atividade gerencial,
você deve responder às 7 perguntas
citadas acima com clareza e objetividade. Logo após, você deverá elaborar uma
tabela explicativa sobre tudo o que foi planejado. Abaixo segue o esboço bem
simples de uma planilha de 5W2H. Ela pode ser configurada da maneira que o
utilizador achar melhor (linhas, colunas, cores etc). Mas sempre seguindo o
modelo de especificar, ao máximo, todas as etapas do processo. Caso contrário o
5W2H perde a sua função.
Conheça mais exemplos de utilização do 5w2h.
A ferramenta 5w2h é uma das mais fáceis de ser
implementada e traz grandes benefícios para os gestores e suas atividades
organizacionais. Por isso, não deixe de utilizá-la em seu dia-a-dia
empresarial. Você só tem a ganhar!
E aí, o que achou desta ferramenta? Já trabalha com ela e
quer contar suas experiências? Deixe um comentário e compartilhe sua opinião
com nossos leitores!
Fonte: Sobre Administrção
Nenhum comentário:
Postar um comentário
Obrigado pelo participação!