Espaço do Administrador - Organizações Funcionais e Por Processos

Organizações Funcionais

As organizações funcionais foram criadas com uma visão voltada para a sua realidade interna, ou seja para si própria. Esse tipo de pensamento dominou e ainda domina a maioria das empresas que conhecemos. Nesse estágio as funções são todas divididas por etapas, onde são fragmentados processos de trabalho. Trata-se de um trabalho individual e voltado a tarefas.

Esse tipo de estruturação tem sido padrão nas empresas. O agrupamento funcional dos grupos de trabalho, porém tem sido questionado a partir de iniciativas competitivas como: qualidade total, redução do tempo de ciclo e aplicação da tecnologia da informação, que tem conduzido a organização funcional a mudanças fundamentais.

Organizações por Processos

Processo entre outros significados é o modo por que se realiza ou executa uma coisa; método, técnica.

(AURELIO BUARQUE DE HOLANDA FERREIRA, 1977).

Quando aplicado esse conceito nas organizações, temos um novo entendimento que diz que o negócio precisa focar aquilo que pode ser feito para agradar aos clientes externos. Nas organizações por processos o cliente é o centro de tudo e o objetivo é oferecer a ele um produto de maior benefício, de maneira mais rápida e a um custo mais baixo.

Nesse tipo de organização os funcionários entendem o processo como um todo, nesse nível se valoriza o trabalho em equipe, a cooperação, a responsabilidade individual e a vontade de fazer um trabalho melhor. Os funcionários se tornam polivalentes, não limitados apenas a suas atividades.

Comparativo

O fato das empresas serem estruturadas funcionalmente e a maioria dos processos serem interfuncionais (horizontais), requerendo um gerenciamento interfuncional deste processo, gera uma série de disfunções, o que conduz as organizações a buscarem uma nova forma de estruturação baseada nos processos e não nas funções, para adquirem maior e melhor coordenação entre os processos, agilidade e capacidade de atender as necessidades dos clientes.

As principais distorções da forma funcional de estruturar as organizações para RUMMLER (1992) são:

• Os gerentes vêem suas organizações verticalmente e funcionalmente, tendendo a gerenciá-las desta forma;
• Os gerentes de fábricas subordinados a um diretor de produção tendem a perceber as outras funções como inimigas e não como aliadas em uma batalha contra a concorrência;
• Ocorrência do fenômeno "silo", no qual cada função trabalha dentro de seu departamento sem interagir com as outras funções. Quando ocorre algum problema que seria resolvido através desta interação, o problema é repassado ao chefe do departamento que por sua vez conversa com o chefe de outro departamento, que foi assinalado como causa de desajustes;
• Como cada função luta para atender seus objetivos, ela se otimiza, entretanto, esta otimização funcional quase sempre contribui a sub-otimização da organização como um todo. Por exemplo, o desenvolvimento de produto pode criar produtos sofisticados e caso eles não possam ser vendidos, tende-se ouvir a seguinte declaração: "isto é problema de marketing/vendas."

A estrutura hierárquica funcional é tipicamente uma visão fragmentária e estanque das responsabilidades e das relações de subordinação, a estrutura por processo é uma visão dinâmica da forma pela qual a organização produz valor. Uma estrutura organizacional baseada no processo é uma estrutura construída em torno do modo de fazer o trabalho, e não em torno de habilitações específicas.

A visão de processo das atividades funcionais representa uma modificação revolucionária, equivalendo a virar uma organização de cabeça para baixo ou, pelo menos, de lado. Uma orientação por processos nos negócios envolve elementos de estrutura, enfoque, medição, propriedade e clientela. Elementos estes que não orientam uma estrutura baseada na função.

A estrutura por processos apresenta as seguintes vantagens sobre a estrutura funcional:

• Os processos dotados de uma estrutura clara podem ter várias de suas dimensões medidas;
• As medidas dos desempenhos dos processos serão a base para o estabelecimento de programas de melhorias constantes, sejam estas graduais ou radicais;
• A adoção de uma abordagem de processo significa a adoção de uma orientação para o cliente do processo, seja ele interno ou externo. A organização funcional orienta os trabalhadores para o chefe e não para o cliente;
• Os processos possuem donos ou responsáveis claramente definidos, enquanto que na estrutura funcional sua ausência é a causa de muitos problemas de desempenho;
• A adoção de uma visão baseada no processo significa um empenho em melhorar o processo;
• Numa organização funcional, o intercâmbio entre funções é freqüentemente desordenado, enquanto que na estrutura por processo, o intercâmbio já é inerente;
• Na organização por processo, é evitada a sub-otimização de parte de um processo interfuncional.

As vantagens como se vê são muitas, e o desafio maior ainda, um deles mas não menos importante e sim vital são os Recursos Humanos, as mudanças vão desde a redistribuição das pessoas e outros recursos ao longo do processo, quanto à nova forma de avaliar, remunerar e gerir os funcionários. A função de gestor nunca esteve tão presente, mudando a ideia ultrapassa em que o chefe era aquele que detinha o maior conhecimento técnico do assunto e dava instruções de como proceder de maneira correta (supervisor).

Desafios, novidades, questionamentos, mudanças. É assim que vemos a área de Recursos Humanos, quando adotado o modelo de processo.  Nas organizações funcionais atuais temos funções bem definidas, planos de carreira, um organograma "pregado" na parede indicando a hierarquia da empresa, etc. Nas organizações funcionais a estruturação do planos de carreira se torna mais fácil, no momento em que temos mais subdivisões como por exemplo: analistas, supervisores, gerente, diretores. Numa empresa organizada todas as funções são pré-determinadas, o desenho de um plano de carreira e avaliação se torna muito mais fácil.

Em uma organização por processos tudo deve ser repensando. Existem indagações que ainda não temos clareza, como: Como as pessoas trabalham num processo? A quem se reportam (chefia)? Como se coordena o trabalho por processo? Como avaliar a adequação e o desempenho das pessoas? Como estruturar a carreira e o desenvolvimento dessas pessoas?

Como se vê o desafio está lançado, e as empresas que conseguirem adaptar-se melhor a essas mudanças, aproveitando ao máximo o que esse novo meio de organização, poderão ter um diferencial competitivo frente aos seus concorrentes.

Fonte: Cola da Web