Uma das melhores coisas que fiz quando decidi simplificar
minha vida foi simplificar o dia de trabalho
Uma das melhores coisas que fiz quando decidi simplificar
minha vida foi simplificar o dia de trabalho – a princípio, meu emprego da
manhã e depois, ao pedir demissão dele, meu trabalho atual como escritor e
empreendedor.
Eliminei a maioria das tarefas tediosas e administrativas da
rotina com a ajuda de alguns princípios. Cortei os supérfluos nos últimos dias
e posso me focar no que realmente amo: criar.
Nem todo mundo consegue tomar medidas tão drásticas em
relação à simplicidade, mas se você possui algum controle sobre sua jornada de
trabalho, pode sim fazer pequenos ajustes que vão simplificar as coisas
bastante.
Se você não tem controle ou se você se encontra pensando
“será que eu consigo fazer essas coisas”, eu lhe perguntaria: “Por que não? É
possível mudar as coisas, senão hoje, então em longo prazo?” Sempre ao achar
que algo não era possível (trabalhar em casa, por exemplo), ao longo do tempo,
porém, descobri que elas eram.
“Faça as coisas mias difíceis enquanto são fáceis e faça as
grandes enquanto são pequenas. Uma jornada de 1000 milhas deve começar com um
único passo” – Lao Tzu.
Não é preciso cumprir todos os itens da lista – escolha
apenas um e tente. Depois tente outro e veja se funciona. Experimente achar o
que funciona para você. E aproveite a vida simples no trabalho.
1. Comece cedo: ir ao trabalho cedo foi um dos meus truques
favoritos – era calmo, antes das ligações, conversas e reuniões começarem, e eu
podia fazer muito trabalho em paz. No momento em que as outras pessoas estavam
começando, eu tinha finalizado duas ou três grandes tarefas.
2. Limite suas horas: é irônico porque muitas pessoas
trabalham muitas horas e pensam que estão adiantando o serviço e produzindo
mais. Contudo, elas estão jogando horas brutas no problema. Em vez disso,
diminua suas horas e defina um limite – digamos seis ou sete horas por dia – e
termine o trabalho mais essencial dentro desse período. Se você souber que está
trabalhando seis horas por dia, você garantirá cumprir as tarefas importantes
primeiramente e desperdiçará menos tempo. Limites o forçam a ser eficiente.
3. Faça uma pequena lista: faça uma grande lista com todos
os afazeres que tem para fazer... Depois faça uma pequena lista de uma a três
coisas que você realmente desejar terminar. Escolha de modo que, se você
conseguir finalizar apenas essas tarefas, ficaria orgulhoso do que fez no dia.
Comece pelo item mais importante, antes de conferir o e-mail ou fazer leituras
online.
4. Junte as distrações: quais são suas maiores distrações
cotidianas? Talvez itens como e-mail, blogs, Twitter e outra rede social?
Determine um tempo para elas, preferencialmente mais tarde no dia: digamos das
15h às 16h. Não comece nenhuma das distrações antes disso. Ao agrupá-las em um
único período, você se permite fazer outras tarefas primeiro, mas ainda tem
tempo para distração. Outro método é fazê-las durante 10 minutos no final de
cada hora – mas mantenha-se dentro do limite de 10 minutos!
5. Escreva e-mails mais curtos: se o e-mail toma muito
espaço de seu dia, a simples mudança de limitar três ou quatro frases por
e-mail terá um grande impacto. Primeiro, diminuirá drasticamente o tempo gasto
para escrever ou responder os e-mails. E, segundo, diminuirá as respostas dos
e-mails, o que significa que você vai passar menos tempo lendo o correio
eletrônico.
6. Limite as reuniões: quanto menos, melhor. Alguns
executivos da cúpula do Google fazem apenas reuniões de cinco minutos –
qualquer um que comparece a essas reuniões é melhor estar preparado e ser
conciso. Se você pode sair das reuniões e só pegar as notas ou encontrar uma maneira
alternativa de se comunicar, isso pode lhe economizar horas por semana.
7. Automatize: quanto menos tarefas rotineiras e repetitivas
você tem para fazer, mais tempo livre ganhará para criar e para o trabalho
importante. Então automatize o que for possível: crie comandos para que as
pessoas preencham formulários eletronicamente ou obtenham as informações de seu
site no lugar de ligar ou mandar e-mails para você, ou use um serviço que
processa pagamentos automaticamente ou que entrega seu produto e assim em
diante.
8. Elimine a papelada: eu costumava lidar com muita papelada
e, mesmo nessa época, sabia que era uma perda de tempo. Caso os negócios e as
organizações pudessem ter a papelada preenchida eletronicamente, muitos papéis,
cópias, arquivamento e esforço duplicado seriam economizados. Quando possível,
elimine a papelada em favor do digital. Essa pode ser considerada uma jogada de
longo prazo.
9. Limpe sua mesa: isso pode ser feito em poucos minutos.
Tire tudo de cima da mesa. Coloque de volta apenas alguns itens essenciais.
Todo o resto deve ser: arquivado, destinado à pessoa apropriada, guardado em um
lugar permanente numa gaveta ou jogado no lixo/ reciclado.
10. Escape: se fugir do seu escritório, você pode achar um
lugar tranquilo para poder focar no trabalho importante. Encontre um lugar onde
possa trabalhar, desligue a internet e faça seu trabalho; depois ligue a
internet para mandá-lo por e-mail ou publicá-lo no local apropriado. Trabalhar
em casa é uma boa opção aqui. Quanto mais você puder fazer isso (pode ser feito
uma vez por semana, ou uma hora por dia ou metade de cada dia de trabalho),
melhor.
11. Tire uma folga para respirar: a cada quinze ou vinte
minutos, levante de sua mesa e faça uma pausa para respirar. Pode ser
simplesmente andando pelo escritório, dizendo “oi” para alguém, ou ainda
melhor, saindo para respirar ar fresco. Ande, faça o sangue circular, talvez
massageie o pescoço e ombros caso sinta-se tenso. Se você quer manter-se em
forma, faça algumas flexões. Quando voltar ao trabalho, lembre-se do que quer
fazer e livre-se de todas as distrações.
12. Pratique um ritual de foco: a cada uma ou duas horas,
faça um ritual para se reorientar. Você pode começar fechando seu browser e as
demais aplicações que estiverem abertas; talvez até caminhar por alguns minutos
para limpar a mente e fazer o sangue circular. Depois volte para sua lista de
“tarefas mais importantes” e descubra o que precisa terminar em seguida. Antes
de checar o e-mail novamente ou ficar online, trabalhe nas tarefas importantes
o máximo que puder.
Repita esse ritual no dia para trazer-se de volta. Também é
interessante respirar profundamente para voltar a se focar no presente. Mais
rituais de foco.
13. Agende horas de tempo criativo: nem todo mundo consegue
fazer isso, mas quando possível, separe três ou quatro horas em sua agenda para
criar ou fazer outro trabalho importante. Faça deste momento inviolável e não
permita que reuniões ou coisas similares sejam agendadas durante este período.
Seja implacável sobre como eliminar distrações e fazer o trabalho que você ama
durante este tempo; faça pausas para respirar quando necessário. Alegre-se em
sua criatividade.
Fonte : Administradores
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