O que é administração de TI:
Pode-se descrever a informação como uma mensagem de
comunicação audível ou visível, em geral apresentada sob a forma de documento,
que envolve um emitente e um receptor e cuja finalidade é mudar o modo como o
destinatário vê algo ou exercer algum impacto sobre seu julgamento e
comportamento. Diferente dos dados, a
informação tem significado e se organiza tendo em vista algum fim
(DAVENPORT e PRUSAK, 1998).
A evolução da importância da informação nas organizações
ocorreu da seguinte forma: na década de 50, considerava-se a informação um
requisito burocrático necessário, que contribuía para reduzir o custo do
processamento de muitos papéis; nos anos 60 e 70, via-se a informação como um
suporte aos propósitos gerais da empresa, que auxiliava no gerenciamento de
diversas atividades; a partir das décadas de 70 e 80, passou-se a compreender a
informação como um fator de controle e gerenciamento de toda a organização, que
ajudava e acelerava os processos de tomada de decisão, e, da década de 90 até
os dias atuais, passou-se a reconhecer a informação como um recurso
estratégico, uma fonte de vantagem competitiva para garantir a sobrevivência da
empresa (LAUDON e LAUDON, 1996).
Para assegurar a permanência e os lucros, as organizações
resolveram adotar uma estratégia inovadora, apoiada com firmeza na informação,
então compreendida como um capital estratégico, que possibilitava às empresas
conhecerem seu próprio ambiente, mercados, consumidores e competidores (PAPA
FILHO e VANALLE, 2002).
Sofisticando-se os mercados, tornou-se necessário
aperfeiçoar as áreas de informação das empresas, agregando-se estratégias para
obter sucesso. A mensagem estratégica que uma economia fundamentada na
informação transmite é tão visível, que a informação passou a ser a base para a
competição, capaz de acionar as alternativas tecnológicas para o seu
gerenciamento (McGEE e PRUSAK, 1994).
Acredita-se que nenhuma empresa pode escapar aos efeitos da
revolução causada pela informação. Os gestores cada vez mais gastam recursos
com a tecnologia da informação e se envolvem na sua gestão (PORTER e MILLAR,
1985). A empresa deve ter consciência de que a informação é um requisito tão
importante quanto os recursos humanos, pois é dela que depende o sucesso ou o
fracasso das decisões tomadas por seus responsáveis e também por todos os seus
colaboradores. A informação é, por conseguinte, um elemento primordial nas
organizações, que torna possível estabelecer as condições necessárias para
atingir seus objetivos e aumentar sua competitividade (FREIRE, 2000; SANTOS,
2001).
O que determinará a excelência de uma empresa será o fato de
ser capaz de coletar, organizar, analisar e implementar mudanças a partir de
informações, integrando-as no processo de melhoria contínua de suas atividades
(REZENDE, 2001).
A informação é fundamental no apoio às estratégias e aos
processos de tomada de decisão, porque, conforme afirma Beuren (2000),
possibilita um maior controle das operações empresariais.
Pode-se considerar a gestão como um conjunto de processos
que englobam atividades de planejamento, organização, direção, distribuição e
controle de recursos de qualquer natureza, visando à racionalização e à
efetividade de determinado sistema, produto ou serviço (MARCHIORI, 2002).
Sob esta perspectiva, a gestão da informação deve incluir,
em dimensões estratégicas e operacionais, mecanismos para obter e utilizar
recursos humanos, tecnológicos, financeiros, materiais e físicos para o
gerenciamento da própria informação, que então deve ser disponibilizada como
insumo útil e estratégico para indivíduos, grupos e organizações (PONJUÁN
DANTE1 apud MARCHIORI, 2002).
Gestão estratégica da informação, portanto, significa o uso
da informação com fins estratégicos para obter vantagem competitiva (LESCA e
ALMEIDA, 1994).
A tecnologia da informação alterou o mundo dos negócios
Desde que foi introduzida sistematicamente, em meados da
década de 50, houve uma mudança radical no modo de operar das organizações
(MCGEE e PRUSAK, 1994).
A tecnologia da informação abrange uma gama de produtos de
hardware e software capazes de coletar, armazenar, processar e acessar números
e imagens, que são usados para controlar equipamentos e processos de trabalho e
conectar pessoas, funções e escritórios dentro das empresas e entre elas
(WALTON, 1993). A tecnologia da informação corresponde a objetos (hardware) e
veículos (software) destinados a criarsistemas de informações que, por sua vez,
resultam da implementação da TI através do uso de computadores e da
telecomunicação (BALARINE, 2002).
A tecnologia da informação é considerada relevante para as
organizações, pois: proporciona a inovação de muitos produtos e serviços e
viabilizado o surgimento de importantes capacidades dentro das organizações
como, por exemplo: entrega on-line de informação; acesso eletrônico a serviços;
habilidade de solicitar e obter serviços específicos; pagamento e apresentação
eletrônica de contas e habilidade de utilizar vários produtos de software, sem
que seja preciso realimentar os dados (ALBERTIN, 2000); trata-se de uma das
maiores e mais poderosas influências no planejamento das organizações, podendo
inclusive colaborar com a estratégia competitiva das empresas por oferecer
vantagens competitivas; diferenciar produtos e serviços; melhorar o
relacionamento com clientes; facilitar a entrada em alguns mercados;
possibilitar o estabelecimento de barreiras de entrada, auxiliar a introdução
de produtos substitutos e permitir novas estratégias competitivas com o uso de
sua própria tecnologia (ALBERTIN, 2001);
É responsável pelo armazenamento de dados provenientes do
ambiente externo. A ferramenta mestra para esta função é o banco de dados -
repositório central de todas as informações pertinentes ao relacionamento de uma
empresa com seus clientes e/ou fornecedores (NEWEL, 2000).
Para implantar com êxito uma tecnologia de informação, as
empresas precisam levar em conta algumas condições básicas, como: integrá-la a
outras ferramentas de gestão, considerando que adotá-la é apenas uma variável
de decisão estratégica, e ter consciência de que os benefícios realmente
significativos virão a médio e longo prazo (SILVA e FISCHMANN, 2002).
Walton (1993) esclarece que, para facilitar a implementação
da tecnologia da informação na empresa, é necessário criar uma visão
estratégica, isto é, uma visão que, no contexto estratégico, seja não só capaz
de alinhar as estratégias de negócios, de organização e de tecnologia da
informação, mas também de abranger a estratégia competitiva e os modelos
organizacionais que poderão direcionar o sistema de tecnologia da informação ou
ser direcionados por ele. Para o autor, a tecnologia da informação abrange três
ângulos que formam o denominado triângulo estratégico.
É necessário utilizar a tecnologia da informação sob o
enfoque da eficácia de seu emprego, comparando e analisando os resultados de
sua aplicação no negócio das organizações, os impactos de seu uso na operação e
estrutura das empresas.
- Necessidade de uma clara visão estratégica tanto do negócio quanto da TI, ou seja, necessidade de que se considere a TI um meio para obtenção de vantagens competitivas no negócio, um meio voltado ao mercado e ao usuário de TI;
- Manutenção da vantagem competitiva por mais tempo, com base na gestão da TI e no alinhamento estratégico com o negócio;
- Consideração de aspectos técnicos e operacionais, para que se atualizem as evoluções em TI e haja uma integração entre as estratégias e sua estrutura; # Busca da eficácia, não somente da eficiência, por medir os resultados relativamente aos objetivos e às metas da organização;
- Importância de um bom relacionamento entre os executivos de TI e dos negócios;
- Avaliação da TI a partir de critérios variados, abrangendo aspectos técnicos, organizacionais e estratégicos;
- Gestão e avaliação dinâmicas da TI, com acompanhamento contínuo e flexível, a fim de que se possam promover mudanças e atualizações externas.
Na atual economia de informação, a concorrência entre as
empresas baseia-se em sua capacidade de adquirir, tratar, interpretar e
utilizar a informação de forma eficaz (McGEE e PRUSAK, 1994). A tecnologia da
informação, que apoia todos estes processos, pode ser um fator importante no
aperfeiçoa mento do uso da informação estratégica presente no ambiente,
informação esta capaz de criar grande valor e manter as organizações
unificadas.
Conclusão
Pode-se constatar que a TI apresenta-se como suporte à
gestão da informação na empresa a partir dos seguintes aspectos:
disponibiliza informações para a tomada de decisões e
gerenciamento estratégico do negócio;
possibilita a automatização de tarefas rotineiras; auxilia o
controle interno das operações;
aumenta a capacidade de reconhecer antecipadamente os
problemas;
Pode ser utilizada como ferramenta estratégica no processo
de planejamento, direção e controle.
Apesar do aumento do número de pequenas organizações que
utilizam a TI no gerenciamento de seus negócios, percebe-se que poucas
conseguem efetivar o potencial que esta ferramenta proporciona em relação à
vantagem competitiva, pois o seu uso está voltado às tarefas operacionais e
rotineiras e não a atividades do processo estratégico.
Desta forma, faz-se necessário o desenvolvimento de
pesquisas que abordem a utilização da TI como uma ferramenta estratégica nas
empresas de pequeno porte, que pode auxiliar o dirigente das pequenas empresas
a elaborar, implementar e controlar estratégias, a monitorar o ambiente e tomar
decisões, proporcionando assim uma possível vantagem competitiva a este
segmento de empresas.
De modo mais específico, é de suma importância que as
tecnologias da informação implementadas nas pequenas empresas considerem suas
especificidades, com o intuito de suplantar barreiras e entraves inerentes a
este ambiente, como: limitações financeiras, dificuldades em usar tecnologias
complexas, resistência dos funcionários, que temem serem substituídos pela
tecnologia, dúvidas referentes às principais vantagens que a TI pode
proporcionar e até mesmo a falta de percepção de sua real necessidade para o
processo gerencial nestas organizações.
Fonte: Cola da Web
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