Espaço do Administrador - Método Deming de Administração: 14 pontos

O MÉTODO DEMING DE ADMINISTRAÇÃO: 

a visão de um mundo melhor.

Toda organização tem sua própria história e, na medida que se estrutura, adquire identidade, tradições e padrões de comportamento. E, para alcançar seus objetivos, precisa ser organizada e administrada, por meio de processos e instrumentos eficazes, hábeis de materializar suas ações.

Diante deste imperativo, é mister que novos instrumentos de ação sejam incorporados nas atividades das empresas. É necessário que novos princípios e filosofias sejam adotadas e uma delas é a filosofia da qualidade que desponta para contribuir, efetivamente, no sentido de acelerar o processo de desenvolvimento das organizações. A aplicação desta filosofia pode trazer muitas vantagens tais como: melhoria no ambiente de trabalho, na qualificação dos empregados, no grau de comunicação interna, nas relações de trabalho, enfim, pode acarretar lucros para todo o corpo social da organização.

Dentro desta perspectiva, nasce a oportunidade de trabalhar a filosofia da qualidade nas bibliotecas universitárias. Para tanto, é preciso levar em consideração a cultura da instituição, revisar os pressupostos a respeito de "como obter qualidade" e, finalmente, estruturar o programa de qualidade escolhido de forma crítica, não só a partir das experiências de outras empresas, mas, especificamente, da realidade contextual e da "leitura" do ambiente organizacional que desejamos reformular.

CONHECENDO O PERFIL DOS CATORZE PONTOS DE DEMING

O compromisso da organização com sua missão de serviços, concretizado nas ações empenhadas em anteceder, atender e exceder as expectativas e necessidades dos clientes é um referencial para aplicarem os 14 Pontos de Deming, na redução dos seus problemas práticos e na busca da verdadeira espiral da qualidade. Os princípios de Deming são 14 forças poderosas que, apontadas para a mesma direção, podem determinar o nível de sucesso e a excelência duradoura de seus serviços.

01. Estabelecer constância de finalidade para melhorar o produto e serviço

Este ponto é fundamental para uma empresa que pensa no futuro. Para tanto, exige: inovação, pesquisa e educação, constante aperfeiçoamento do produto e serviços e manutenção dos equipamentos e instalações. Este princípio possibilita à biblioteca universitária o planejamento adequado dos serviços e produtos dentro de uma nova ótica, ou seja, prever, ter uma visão holística, atender às necessidades dos clientes. Assim, o esforço da biblioteca universitária em embutir a busca da qualidade na sua política organizacional requer uma avaliação da sua missão em termos de comprometimento e fidelidade. Deverá repensar e revitalizar seus objetivos. Redescobrir o sentido de suas atividades e executá-las com responsabilidade.

02. Adotar a nova filosofia

Diz respeito as exigências no controle da produção. A qualidade não acontece por si só. Ela deve ser construída no dia-a-dia da empresa. A biblioteca universitária ao se orientar por este princípio deve adquirir, evidentemente, uma nova postura administrativa; precisa acordar para o desafio, ter responsabilidades e assumir a liderança para melhorar. Através de uma nova filosofia, ela poderá redesenhar suas atividades e seus processos; simplificá-los, agilizá-los e torná-los mais eficazes, a fim de identificar e satisfazer as necessidades dos seus clientes.

03. Acabar com a dependência da inspeção em massa para garantir a qualidade

Como em toda empresa, a inspeção e o controle não produzem qualidade. Apenas verificam sua existência ou não. Desta forma o que importa para as bibliotecas universitárias é fazer com que as pessoas não precisem ser mais controladas e sim educadas para se tornarem capazes de monitorar a qualidade do que fazem. Não é necessário inspecionar o produto acabado, pois a qualidade não deriva da inspeção e sim da melhoria do processo produtivo. Ela não melhora a qualidade, apenas traz prejuízo e retrabalho e não constitui ações corretivas sobre o processo. Exemplo disto ocorre quando, nas bibliotecas universitárias, se realiza a inspeção para evitar o vandalismo ou destruição das obras. Uma forma melhor de evitar o problema seria criar campanhas educativas no sentido de sensibilizar o usuário para o fato. Fazer com que eles entendam os prejuízos e as conseqüências de tal atitude.

04. Cessar a prática de avaliar as transações apenas com base nos preços

É minimizar o custo total a longo prazo. Neste contexto as bibliotecas universitárias precisam saber qual o resultado a longo prazo do custo que elas têm. Preocupar-se, apenas, com resultados a curto prazo poderá privá-las de uma estrutura necessária à produção de lucros duradouros. Elas devem entender que comprar pelo menor preço nem sempre significa economia. Elas têm que se preocupar com outras questões tais como: durabilidade, suporte, impressão etc. As escolhas devem recair, em cada caso, naquilo que melhor satisfizer as necessidades, interesse e exigências do usuário. Por exemplo: os profissionais da informação, responsáveis pela aquisição, devem eliminar a política de sempre procurar os menores preços, sem considerar a qualidade e o serviço.

05. Melhorar sempre e constantemente o sistema de produção e serviços

A qualidade deve existir no produto já na etapa do projeto. Todo produto deve ser encarado como parte de um todo. O trabalho em equipe é essencial no processo produtivo, que deverá ser sempre expandido e aperfeiçoado. Instituir a melhoria contínua nas bibliotecas universitárias é fazê-las concentrar-se no fundamental, nas coisas vitais, para que elas possam entender os princípios básicos da qualidade e desenvolver habilidades necessárias para implementá-los. Para tanto, é necessário: conhecer efetivamente as necessidades dos usuários, dispor de uma estrutura adequada às ações que deseja realizar e traçar processos devidamente identificados e gerenciáveis.

6. Instituir o treinamento e o retreinamento

Este princípio refere-se aos fundamentos para o treinamento da administração e dos funcionários novos. O treinamento deverá ser sempre instituído na empresa, a fim de evitar desperdícios de conhecimentos e de esforços. O treinamento é um instrumento de desenvolvimento pessoal. O desafio que esta função enfrenta é justamente o de conciliar as necessidades pessoais e profissionais do trabalhador com os objetivos declarados da organização. Este item é indispensável à implantação da gestão de qualidade nas bibliotecas universitárias. Portanto, elas devem treinar seus funcionários antes de lhes atribuir a responsabilidade de um cargo. O treinamento deve fazer com que eles compreendam as políticas da empresa e as necessidades de seus clientes. Citaremos alguns exemplos ligados diretamente a questão do treinamento dos funcionários das bibliotecas universitárias: Desperdício de tempo do cliente nas filas de empréstimo; erros no preenchimento de pedidos de documento; demora para prestar informações; erros no arquivamento de documentos nas estantes; demora no processamento técnico dos documentos. Resumidamente, podemos afirmar que estas bibliotecas devem treinar seus funcionários através de metodologias apropriadas, capacitando-os para o pensamento crítico e o trabalho em equipe.

07. Ponto - Adotar e instituir a liderança

A liderança é condição absolutamente necessária para o desenvolvimento da empresa, porque estimula a revalorização. Assim, a gerência das bibliotecas universitárias deve caracterizar-se por uma liderança absoluta, capaz de sensibilizar todas as pessoas para assumir o compromisso de produzir qualidade. Os gerentes destas instituições devem: ajudar as pessoas, máquinas e dispositivos a realizarem um trabalho melhor, gerar uma estrutura flexível, e adotar uma administração participativa para obter um novo nível de relação com os clientes.

08. Afastar o medo, de modo a que todos possam trabalhar eficazmente na empresa

O desperdício causado pelo medo é enorme. A sua eliminação ou minimização deve ser um dos primeiros caminhos a ser obedecido porque ele afeta nove dos demais pontos de Deming. O medo impede as pessoas de servir aos interesses da empresa. Neste sentido, o gerente e os funcionários das bibliotecas universitárias devem fugir do medo de descobrir e de aceitar problemas e de buscar verdades, do medo da consciência, do medo da própria limitação e da limitação do sistema, do medo da avaliação negativa e do conhecimento das necessidades e expectativas dos clientes. O medo assume várias facetas degeneradoras, gera timidez e ansiedade.

09. Romper as barreiras entre os diversos setores de pessoal

Este ponto tem uma ligação intima com o ponto oito. É também uma condição necessária para a melhoria da qualidade; embora não seja suficiente para controlá-la em toda a empresa. Incentivar o trabalho em equipe é uma necessidade crucial na organização. As bibliotecas universitárias deverão assimilar este princípio no sentido de criar um espírito de cooperação, participação e responsabilidade solidária. A equipe deve conhecer a função, a importância e os problemas de todos setores da biblioteca; fazer com que todos entendam que a cooperação é benéfica a cada um. Um exemplo palpável desta situação pode ser ilustrado nas bibliotecas universitárias, através das ajudas que o setor de empréstimo pode oferecer ao setor de aquisição e seleção. Ele serve de fonte de informação importante no diz respeito aos problemas enfrentados pelos usuários em relação a: multas por atraso das obras; sugestões dos documentos a serem adquiridos e qualidade dos serviços oferecidos.

10. Eliminar slogan, exortações e metas para os empregados

Os slogan cartazes e as exortações não ajudam a melhorar o trabalho; ao contrário, provocam frustrações, criam hábito de ansiedade e ressentimento entre as pessoas. Palavras não produzem qualidade nem induzem as pessoas a praticá-la. A biblioteca universitária deve-se preocupar em educar as pessoas para uma mudança de comportamento. Assim, elas terão dentro delas mesmas um motivo para ser produtoras da qualidade. Sensibilizar as pessoas, atuando nas suas emoções é condição essencial para se obter mão-de-obra real, com enorme impulso de progresso.

11. Suprimir as cotas numéricas

Deve-se definir, ao invés de cotas, o que é e o que não é aceitável em termos de qualidade. Pois, definições de cotas numéricas sufocam a auto-realização. A qualidade não se identifica, necessariamente, com a quantidade. Está pode até comprometê-la e impedi-la. Os profissionais que atuam nas bibliotecas universitárias não devem agir apenas em função do calendário, das horas de trabalho e nem, tão pouco, devem ser pressionados por números, mas, pela responsabilidade de produzir algo de que possam se orgulhar em fazer. Exemplificando: o catalogador não pode se preocupar apenas em catalogar um certo número de documentos por dia; deve-se preocupar, também, com outros fatores que agregam valor à atividade executada.

12. Remover as barreiras ao orgulho da execução

Os empregados muitas vezes sabem o que está errado dentro da empresa, mas não podem mudar a situação. É preciso que os administradores escutem as suas sugestões e opiniões e ofereçam subsídios para que eles passem a se envolver mais efetivamente no desenvolvimento da empresa. As barreiras que se interpõem à realização profissional podem causar sérios danos na redução de custos e melhoria da qualidade nas bibliotecas universitárias, haja vista as pessoas e o que elas fazem serem o seu principal patrimônio. É preciso deixar que as pessoas se sintam livres e responsáveis para participarem do processo de revitalização da biblioteca.

13. Instituir um solido programa de formação e auto-desenvolvimeto

As pessoas necessitam de uma nova formação e a administração deve sempre submetê-las a um novo aprendizado. Os administradores devem-se conscientizar da real importância e do potencial de um programa de formação e retreinamento para o desenvolvimento organizacional. À medida em que as bibliotecas universitárias passam a trilhar a estrada da melhoria contínua, precisam investir no seu patrimônio mais importante: as pessoas. Estimular o estudo e a busca do aperfeiçoamento continuado. A atualização permanente é uma questão de responsabilidade profissional. Este princípio se aplica tanto aos gerentes quanto aos funcionários destas instituições. A educação continuada é obrigação de todos aqueles que optaram em trabalhar nestas bibliotecas. Somente, ela é capaz de criar a nova cultura organizacional, que é o pressuposto básico da filosofia da qualidade.

14. Agir no sentido de concretizar a transformação

Todos na organização devem ter uma idéia precisa de como melhorar a qualidade. A administração deve engajar todos a assumir e enfrentar os princípios adotados pelo Dr. Deming para realizar a transformação. A transformação é tarefa de todos. A biblioteca universitária deverá, ao optar pela melhoria continua, assumir e encarar os 14 pontos enfatizados neste estudo. Os administradores destas instituições deverão chegar a um consenso quanto ao significado e importância de cada um deles e a orientação a tomar, pois não adianta acreditar que os pontos de Deming são importantes se não houver coragem e iniciativa para aplicá-los. Este princípio pode ser adotado em todos os processos da biblioteca.

Tomando como base estas abordagens, acreditamos que as bibliotecas universitárias devem, deliberadamente, definir uma visão de futuro, adotando a melhoria continua, sem jamais esquecer que o acesso a informação para o exercício do pensamento criador é um direito de todos. Para tanto, é necessário que elas estejam voltadas para a conquista da qualidade e que esta qualidade seja uma fonte de energia ativa para impulsioná-las a crescer e progredir.

Resumindo, podemos afirmar que absorver e cultivar a filosofia de Deming nas bibliotecas universitárias é desenvolver a criatividade e a capacidade de querer acertar os caminhos da excelência do trabalho informacional. Ela não exige grandes investimentos para ser aplicada. É tarefa de todos na organização, mas para sua implantação devem ser observadas algumas questões básicas, tais como:

1. todos devem estar envolvidos e acreditar na mudança;
2. é preciso que os profissionais da informação saibam gerenciar, sem perder a visão da importância das relações humanas dentro da organização;
3. que o usuário das bibliotecas universitárias é a fonte de toda a avaliação sobre a qualidade dos produtos e serviços e;
4. que exista um feed-back de informação e as metas da qualidade sejam claramente definidas.
5. Obedecendo estes procedimentos, poderemos ter o método de Deming como um aliado no combate as barreiras e obstáculos que impedem a modernização destas unidades informacionais

Fonte: Cola da Web