Espaço do Administrador - Roteiro para apresentação do projeto

A apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens: 

Capa

A capa deverá conter o título do projeto e os nomes dos integrantes da equipe. Pode ou não conter um título, um subtítulo explicativo, o local em que será implementado, a data da elaboração, a duração do projeto e o início previsto.

Ficha técnica: 

Nome do projeto, duração prevista, custo estimado; fonte(s) financiadora(s); proponentes (equipe que está propondo o projeto –; executores - quem vai executar o projeto – podem ser uma ou várias empresas/profissionais).

Poderá conter também as seguintes informações: nome, endereço completo, forma jurídica, data do registro jurídico, CGC, representante legal e ato que lhe atribui competência, coordenador do projeto e seu endereço.

É importante não se esquecer de mencionar todos os parceiros do projeto, indicando claramente quem é o proponente e quem participará da execução.

Benefícios e beneficiários

Devem descrever os resultados concretos e quem será beneficiado com a realização do projeto. De uma forma geral, podem responder as seguintes perguntas:

De quem partiu a iniciativa de elaborar o projeto? Foram realizados encontros com os beneficiários? Quantas pessoas participaram? Faça uma breve descrição do processo de elaboração da proposta.

Como se dará a participação dos beneficiários na execução do Projeto?

No caso de projetos sociais, como a comunidade será beneficiada com o projeto? Por meio de quais benefícios?

Sumário executivo

Deixe para escrever essa parte por último, pois é a descrição resumida de todo o projeto em apenas uma página, com os dados mais importantes (qual é o projeto, quanto vai custar, em quanto tempo será concluído, quais os objetivos deverão ser alcançados, etc.).

Justificativa

Aqui você vai descrever qual é o problema/necessidade/oportunidade, porque esse problema/necessidade/oportunidade é tão importante que não pode ficar sem ser resolvido e como o produto/serviço que o projeto vai entregar irá resolver o problema/necessidade/oportunidade de maneira mais eficiente que as outras alternativas existentes. Use dados estatísticos (reais, sem se esquecer de citar de onde você tirou os números), pesquisas e tudo o mais que possa contribuir com a sua argumentação.

Exemplo: Para aprimorar os conhecimentos de inglês, pretende-se passar três meses na Inglaterra. Esse país foi escolhido por que...? Esse período é adequado por que…?

A justificativa é uma parte muito importante em um projeto, ela é que deve responder: Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado.

Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão:

No caso específico de projetos voltados para a comunidade, é importante mencionar a importância desse problema/questão para a comunidade e para a conservação dos recursos naturais da região.

Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa área temática?

Qual é a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto?

Quais são os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região?

Objetivo Geral

Tem-se empregado o termo objetivo geral para a situação ideal almejada. Em poucas palavras, o objetivo geral deve expressar o que se quer alcançar em longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. Geralmente, o objetivo geral está vinculado à estratégia global da instituição ou da empresa.

Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e como o aproveitamento de uma oportunidade. Esses objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados somente pelo sucesso do projeto; dependem de outras condicionantes. 

Objetivos específicos

Os objetivos específicos também podem ser chamados de resultados esperados. São os efeitos diretos das atividades ou ações do projeto. Ao contrário dos objetivos gerais, que nem sempre poderão ser plenamente atingidos durante o prazo de execução do projeto, os objetivos específicos devem se realizar até o final do projeto.

Metas

As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e, neste caso, podem e devem ser bastante concretos, expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou seja, quanto será feito. A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços. Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos?

Quando a meta refere-se a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, o sexo, a idade e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo.

Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto mais dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.

No caso de o projeto ter uma instituição financiadora - nem todas elas exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma ou outra forma.

Escopo

Aqui você vai descrever em detalhes o produto que será entregue, ou seja, o que está sendo prometido. Os formulários de Autorização de Projeto e Declaração de Escopo deverão servir de base para o desenvolvimento do mesmo.

Aqui deverá haver um detalhamento sobre o que está incluso e o que não está e quais os marcos do projeto.

Perguntas que precisam ser respondidas neste momento do desenvolvimento: Como é o produto? Quais são os itens inclusos? O que não está incluso? Quais as atividades que precisam ser desenvolvidas para que o objetivo seja alcançado?

Você pode apresentar fotos, esboços, desenhos, protótipos e o que mais puder ser utilizado para que o produto seja mais bem compreendido.

Metodologia 

A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto. 

A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois responde, a um só tempo, às questões COMO? COM QUE? ONDE? QUANTO? 

A Metodologia deve corresponder às seguintes questões:

a) Como o projeto vai atingir seus objetivos? 

b) Quando começarão as atividades? 

c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades? 

Deve-se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação.

É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, lembrando que é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas. 

Cronograma

Aqui deverá ser anexado o cronograma detalhado, com todas as atividades e suas dependências, os marcos e duração estimada.

Esquematizar em nível de atividades, o desenvolvimento do projeto, segundo um fluxo temporal (o intervalo de tempo normalmente é o mês). Utilizar representações visuais (gráficos de barra, diagramas e/ou fluxograma). Assinalar os indicadores de acompanhamento.

Custos e recursos

Aqui devem ser apresentadas as planilhas de custos e recursos necessárias à execução do projeto.

Respondendo à questão - COM QUANTO? - o orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica como, o que e quando serão gastos os recursos e de que fontes eles virão. Facilmente, pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea, como por exemplo: material de consumo; custos administrativos, equipe permanente; serviços de terceiros; diárias e hospedagem; veículos, máquinas e equipamentos; obras e instalações.

No orçamento, as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é a chamada memória de cálculo. 

Riscos e comunicações

Aqui você vai descrever quais os riscos a que o projeto está sujeito e como administrá-los. Também vai descrever como as comunicações serão feitas. 

Anexos

Aqui você vai anexar a autorização do projeto e os outros documentos, formulários e desenhos que julgar necessários.

Muitas informações que não foi possível inserir em nenhuma das seções anteriores podem ser, desde que imprescindíveis e transformadas em anexos. Um mapa localizando a região ou município, o curriculum vitae dos principais integrantes da equipe, um histórico mais detalhado, cartas de recomendação de algumas pessoas relacionadas à instituição financiadora, um relato do desempenho de sua organização e de seu envolvimento com outras instituições atuantes na área, etc.

É importante ressaltar que, nem todos os revisores se interessarão por tantas informações quanto foram sugeridas, e, portanto, é aconselhável se restringir às que são realmente necessárias para a contextualização de sua proposta.

Observações importantes:

1. Cite todas as referências bibliográficas que você usar. Você pode listá-las em notas de rodapé, por ocasião do uso, ou em um capítulo final, chamado referências.

2. Todo o documento deve ser escrito em 3a pessoa, de maneira formal. Só para lembrar:

• 1ª pessoa: eu, nós. Eu acho, nós acreditamos que… (não use).

• 2ª pessoa: tu. Tu imaginas que… (não use).

• 3ª pessoa: ele(a), ele(s). Acredita-se que o produto será um sucesso porque se sabe que o público … (use).

3. Faça uma revisão final dos aspectos gramaticais do texto.

4. As atividades devem ser descritas por meio de um verbo (ex: desenvolver, pesquisar, etc.). Marque sempre uma ação no particípio passado (ex: projeto entregue; protótipo finalizado, etc.).

5. A maneira como o projeto será apresentado também é importante. Não é necessário o luxo, mas a informação deve estar organizada e clara. Lembre-se que o assunto tratado aqui é design.

Atenção! Este roteiro é uma sugestão, podendo variar conforme o tipo de projeto ou situação.

Agora chegou o momento de você aplicar todo o seu conhecimento para elaborar um projeto.

Fonte: Portal da Educação