Momento do ADM: Espaço do Administrador - Estimativa de Custos e Orçamentação de um Projeto

Agora, vamos dar um passo em nosso projeto. Sendo um momento em que se mexe no bolso, todo cuidado é essencial.

O orçamento

• Cronograma de desembolsos.

• O custo de um projeto não é o mesmo que o preço ao qual o cliente vai pagar. Quando o cliente contrata o trabalho de alguém ou alguma empresa especializada em projetos, além dos custos para o desenvolvimento do projeto, o cliente paga o preço para se desenvolver o projeto, ou seja, o valor do trabalho. Portanto, o custo do projeto acrescido do preço para se desenvolvê-lo resulta no valor que o cliente pagará pelo projeto.

Você deve estar perguntando:

Quanto vai custar o projeto?

Após um planejamento detalhado das atividades, pode-se perguntar quanto custará o projeto, quando se darão as despesas e quando os recursos deverão estar disponíveis. O orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica como e quando serão gastos os recursos e de que fontes eles virão.

Você pode estimar os custos depois que você atribuir os recursos. Lembre-se de que você já poderá conhecer as pessoas que irão participar do projeto ou você já poderá ter utilizado e atribuído nomes genéricos ou os tipos de recursos de que você necessita.

A estimativa de custos deve ser feita com muito cuidado e com o maior nível de detalhes possível. São esses números que irão determinar se o projeto será viável ou não do ponto de vista econômico e financeiro. Para a iniciativa privada, a viabilidade econômica é muito forte e critério básico na seleção de projetos. Se não for viável economicamente e financeiramente ou se houver outro projeto mais viável, certamente este será descartado.

Para atividades sociais e sem fins lucrativos, o que mais importa é a viabilidade financeira. Se não houver o dinheiro para realizá-lo, nem será iniciado.

Já para uma empresa pública, existe a necessidade de que o custo do projeto esteja previsto no orçamento anual. Se não estiver, mesmo que haja sobra de recursos, o projeto não poderá ser realizado.

Na etapa anterior, no item "Planejamento dos recursos", já foi feita a identificação dos recursos necessários para a realização do projeto. Cabe, agora, para cada item relacionado, estimar seu custo. O ideal é buscar o preço de cada item no mercado. Porém, nem sempre isso é possível ou viável. Quando isso não pode ser feito, lança-se mão de índices e estatísticas confiáveis, de projetos semelhantes e de analogias.

Embora a estimativa possa ser feita com grande precisão, ela raramente se realiza em sua plenitude. Certamente tem uma variação para cima ou para baixo. É importante que, essa variação também seja estimada, de acordo com a expectativa da equipe do projeto. É claro que é melhor quando essa variação é pequena. Mas, antes disso, o mais importante é o grau de confiabilidade na previsão, que deve ser significativo.

Além da estimativa e orçamento dos custos, deve-se desenvolver o Plano de Gerenciamento dos Custos, que envolve:

Estimar os custos de mão de obra. Em níveis muito elevados, os custos do projeto são estimados com base nos custos de mão de obra, nos itens relacionados e não relacionados. O custo de mão de obra calcula-se analisando as horas de trabalho de cada recurso e multiplicando-as pela remuneração paga por hora.

Em muitas empresas, os custos estimados com a mão de obra de funcionários internos são presumidos como zero, pois os seus custos já estão incluídos no orçamento do departamento. Isso não implica a ausência de custos. Pelo contrário, presume-se que não existem custos adicionais acima daqueles que a empresa já está pagando.

Se você calcular um custo médio por hora dos funcionários, esse número pode ou não incluir os benefícios. Em algumas empresas, os benefícios dos funcionários são adicionados às estimativas totais do projeto. Em outras empresas, esses custos não são calculados. Se você incluir os custos de benefícios, normalmente eles serão calculados como um percentual fixo do custo por hora.

Se você utilizar recursos contratados, os seus custos deverão ser sempre calculados e orçados. Você deverá determinar o tipo de recursos externos de que você precisa, qual a remuneração horária que será paga a esse recurso e então multiplicar pelo custo total por recurso. Se você não estiver seguro sobre os custos atuais dos recursos externos, você necessitará fazer algumas suposições baseadas no tipo de recurso geral.

Por exemplo, poderá haver um custo por hora padronizado para os analistas de sistemas contratados e os programadores. Se você não estiver seguro de que seu projeto incluirá recursos externos, poderá fazer algumas suposições básicas e documentá-las.

Estimar os custos para os itens não relacionados diretamente com os custos de mão de obra. Nessas despesas, inclua todos os custos não relacionados diretamente com os salários dos funcionários e os custos dos contratados. Algumas dessas despesas, tais como treinamento e desenvolvimento de equipe, estão relacionados às pessoas. Entretanto, essas despesas continuam sendo consideradas como custos não relacionados diretamente com os custos de mão de obra, porque eles não são relacionados com os salários dos funcionários ou com os custos dos contratados. Cada Gerente de Projeto deve saber das regras de contabilidade da sua empresa para assegurar-se de que os custos com a mão de obra e os custos não relacionados sejam alocados corretamente.

Para preparar a estimativa de custos, três informações são necessárias.

Custo unitário de cada recurso

Facilmente pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea, como por exemplo: material de consumo; custos administrativos; equipe permanente; serviços de terceiros; diárias e hospedagem; veículos, máquinas e equipamentos; obras e instalações.

No orçamento, as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é chamada memória de cálculo.

Memória de cálculo

Na memória de cálculo, devem ser descritos todos os itens de despesa individualmente, conforme o exemplo a seguir:

- Material de consumo - são materiais como: papel, lápis, embalagens para mudas, pequenas ferramentas, combustível, etc. Dê a especificação do material (papel, lápis, etc.), unidade de medida (metros, kg, etc.), marca (quando couber), quantidade, custo unitário e custo total.

- Custos administrativos - são despesas correntes, necessárias ao funcionamento das entidades, tais como, aluguel, contas de luz, telefone, material de escritório, etc. Normalmente, se faz uma proporção do uso dessas coisas para cada projeto.

- Equipe Permanente - é a equipe de técnicos e de outras pessoas que estarão envolvidas durante e com a implementação do projeto. Indique os técnicos e outros profissionais que serão contratados para a execução do projeto, dando nome (se conhecido previamente), número de horas que irão trabalhar, quantidade e custo de cada um.

- Serviços de terceiros - são os serviços temporários prestados ao projeto, por pessoas físicas ou jurídicas. Especifique o serviço (serviços de medição de áreas, serviços de engenharia florestal, etc.) unidade de medida (horas, dias e meses), quantidade e custos.

- Diárias e hospedagem - são despesas correntes de viagem e estadias de pessoas da equipe em função de atividades previstas no projeto (vistoria em campo, cursos, seminários) ou de consultores de outras instituições solicitados para tarefas específicas. Especifique a atividade (curso, seminário, reunião, etc.) para a qual serão necessárias as diárias ou hospedagens.

- Veículos, máquinas e equipamentos - dimensionem bem a aquisição de veículos, máquinas e equipamentos e especifique o tipo de veículo (utilitário pick up, automóvel, etc.) ou do bem a ser adquirido (fax, TV, vídeo, etc.), quantidade, marca/modelo e custo.

- Obras e instalações - Relacione o tipo (casa, galpão, depósito, etc.) de obras e instalações necessárias à implantação do projeto. Indique a unidade de medida (m2), a quantidade e o custo. Anexe projeto ou croqui detalhado da obra: tipo de construção, prazo de execução, áreas e dependências a serem construídas ou ampliadas, cronograma financeiro da obra, documentação comprobatória de propriedade ou cessão de posse do terreno.

O primeiro passo que você deve dar é buscar referencial de custo para a obra.

Dica: Caso você não tenha informações detalhadas das atividades do projeto, busque e procure informações em revistas especializadas, sites, sindicatos, etc. A partir dessa busca, já terá os primeiros resultados do nosso custo.

Utilizaremos como exemplo, parâmetros fornecidos pelo sindicato da construção civil.

Portanto, vamos à tabela encontrada: custo m² – padrão de acabamento.

Suponhamos que você esteja na região Centro-Oeste e o padrão de construção desejado seja o médio. Então teremos: Custo por m² = 814,15 x metragem da casa.

A metragem da casa é de 368m² = R$ 299.644,00 = R$ 300.000,00.

Após essa estimativa de custo, é necessário discutir a disponibilidade de caixa que você terá que ter durante a construção. Vamos considerar neste exemplo: 15 meses.

Teoricamente, você teria que disponibilizar de R$ 20.000,00 mensalmente, para que, ao final dos 15 meses, você tivesse concluído a obra.

Tendo em vista o valor total do projeto, suponhamos que haja uma redução na metragem da casa, para 331m². O custo baixou para R$ 276.811,00.

A partir da definição da metragem e do custo total, uma nova consulta deve ser feita para definir a estrutura dos custos de construção. O auxílio de um especialista é fundamental para que você chegue à tabela a seguir.