Espaço do Administrador - Encerramento do projeto

Agora estamos na fase de encerramento do projeto. Portanto, fique atento (a) aos detalhes.

Encerramento Administrativo 

• Celebrar a conquista; 

• Verificar e documentar os resultados do projeto; 

• Formalizar a aceitação do produto final; 

• Coletar material para o acervo do projeto; 

• Relatório de lições aprendidas; 

Uma vez atingido o objetivo, o projeto deve ser encerrado, com algumas disposições finais, a partir da aceitação do produto. Deverão ser tomadas providências para a conclusão de contratos, encerramento administrativo, devolução de materiais, de espaços, etc. Nessa fase de encerramento, deve ser feita uma avaliação geral e um levantamento das lições aprendidas.

Lições Aprendidas 1 

• Produtos foram entregues conforme a descrição do escopo? 

• Houve atrasos? Por quê? 

• Ocorreram riscos não previstos? 

• Os clientes estão satisfeitos? 

• A equipe ficou satisfeita? 

Lições Aprendidas 2

• Houve comprometimento das pessoas? 

• Houve problemas de comunicação? 

• O projeto foi bem documentado? 

• Os fornecedores foram eficientes? 

• Recomendações para projetos futuros? 

Disseminação dos resultados

Planejamento das comunicações

• Quem necessita de qual informação? 

• Quando as informações serão necessárias? 

• Como fornecer as informações para as pessoas certas? 

A divulgação das experiências bem sucedidas é de fundamental importância, tanto para a continuidade do projeto, quanto para o impacto positivo que o projeto pretende deixar. As ações de disseminação dos resultados também precisam ser pensadas dentro de cada projeto.

As propostas de divulgação poderão ser planejadas em nível local ou regional, incluindo os seguintes itens:

• Definição do que será objeto de divulgação (metodologias, técnicas, experiências);

• Definição dos produtos por meio dos quais será feita a divulgação (livros, artigos para revistas/jornais, vídeos, seminários, propriedades piloto);

• Definição das atividades de divulgação (palestras, reuniões);

• Definição da abrangência da divulgação (local ou regional);

• Definição do público que se pretende atingir (outras populações com características semelhantes as dos beneficiários do projeto, órgãos públicos, setores acadêmicos, organizações não governamentais, etc.).

Importante

Em todos os tipos de projeto, antes que termine uma fase do ciclo de vida do mesmo, a próxima fase pode ser iniciada. 

Exemplo:

Na construção de uma casa, o terreno pode ser preparado e alguns materiais podem ser comprados, enquanto a planta está sendo finalizada. 

Nem todos os projetos vão seguir todas essas fases, já que, projetos podem ser encerrados antes de sua conclusão. Alguns projetos talvez não tenham planejamento ou monitoramento e, com isto, dificulta seu resultado final.

Fonte: Portal da Educação