Esta fase dá início ao projeto, um conjunto de percepções, vontades e interesses, em geral estimulado por uma demanda, necessidade da empresa, interna ou externa, ou por uma oferta e oportunidade. Tudo começa com a identificação de um problema ou oportunidade e termina com a elaboração da proposta básica para a realização do projeto.
Exemplos: Elaboração de um projeto para captação de recursos no mercado financeiro para aquisição de equipamentos e capital de giro, projeto de expansão de uma empresa, etc. A proposta básica deve conter uma previsão dos objetivos e meios ou recursos necessários para realizá-los. Os meios ou recursos transformam-se em estimativas de custos e prazo do projeto.
Vamos ver como fica esta fase? Observe:
• Concepção/ Preparação
- Ideia Inicial
- Definição do Objetivo
- Definição dos Recursos
- Proposta Básica
• Estruturação
• Execução
• Conclusão
Necessidades do projeto
Necessidade: problema que o projeto procura solucionar.
Produto: produto ou serviço que soluciona o problema.
Objetivo: utilidade do produto e sua contribuição para solucionar o problema.
Reconhecimento formal do projeto
• Necessidades
• Demanda de mercado
• Necessidade do Negócio
• Pedido de Cliente
• Avanço tecnológico
• Exigência Legal
• Necessidade Social
Após a identificação da ideia inicial ou a descoberta de uma necessidade de se elaborar um projeto, é o momento de definir seu objetivo. É sobre ele que falaremos a partir de agora.
Como começar a elaboração de um Projeto?
O trabalho começa pelo "coração" do projeto: a definição concreta do objeto de trabalho, os propósitos, os objetivos que se tem uma visão clara dos problemas que se quer resolver com a realização da ideia central. É importante discutir a ideia central da proposta desde o início com todas as pessoas interessadas, pois seu envolvimento futuro nos trabalhos será motivado pelas visões compartilhadas nesta primeira etapa. Para isso, serão necessários encontros ou reuniões do grupo de trabalho envolvido na elaboração do projeto.
Por que definir em reunião?
- Para se ver a expectativa e esclarecer as ideias e objetivos de todos e a todos, a fim de recortar o escopo do projeto e definir o público alvo que se quer trabalhar;
- Motivar todos os presentes para agir;
- Reunir as informações necessárias para desenvolver o projeto;
- Procurar informações sobre as fontes de recursos.
Quem deve Participar?
- Todas as pessoas envolvidas com o tema, especialmente as interessadas em elaborar o projeto escrito e depois participar de sua realização.
Todo projeto precisa ter metas e objetivos a serem atingidos ao longo do horizonte de tempo de execução do mesmo.
O objetivo do projeto deve descrever as mudanças que se pretende alcançar por intermédio de sua execução e definir os resultados que se pretende ou que devem ser atingidos.
Um projeto é organizado com um objetivo que consiste em executar um conjunto de ações que devem estar voltadas para uma única resultante, que é o produto do projeto.
Todo objetivo ao ser escrito, deverá ser observável e verificável: é necessário haver mecanismos que permitam medir e verificar, ao longo do tempo, se o objetivo foi cumprido ou não.
O objetivo deve ser redigido com o máximo de cuidado, para ser claro e sem ambiguidades. A redação deve conter:
• Ação - definida por um verbo no infinitivo, iniciando a declaração do objetivo como projetar, desenvolver, construir, transformar, modernizar, ensaiar, levantar, determinar, obter, transportar, etc.
• Objeto - sobre o qual a ação se exerce e ou da qual ele resulta - uma ponte, um dispositivo, um processo administrativo ou operacional, um treinamento, um software, uma simulação, etc.
• Requisitos – São restrições ou condições complementares na qual destacamos: desempenho, tempo, local, qualidade, quantidade, áreas de aplicação e etc.
Para seu melhor entendimento, vamos dar exemplos para clarificar os conceitos acima.
Você se lembra da primeira ida do homem à Lua?
Em 1961, o Presidente John F. Kennedy, estabeleceu a meta de uma viagem tripulada à Lua para antes do final da década. Essa era a meta do Programa Apollo. A NASA desenvolveu o programa Apollo em três partes:
• Nave Apollo - uma nave para levar astronautas até a órbita da Lua e trazê-los de volta.
• Módulo lunar – um veículo de excursão lunar para levar os astronautas dessa nave até a superfície e trazê-los de volta à órbita da Lua.
• Saturno V – um veículo de lançamento, para colocar tudo isso na órbita da Terra e dar o impulso para a viagem à Lua.
John F. Kennedy foi assassinado em 1963, mas seus sucessores Johnson e Nixon prosseguiram com seu projeto. Em 1967, o Saturno V subiu pela primeira vez. Em julho de 1969, como Kennedy previra, dois americanos desceram à Lua e voltaram em segurança ao planeta Terra. Depois disso, a exploração do espaço entrou em nova fase.
Os objetivos implícitos da viagem à Lua eram dar aos Estados Unidos a liderança e a competência em voos espaciais tripulados e definir as potencialidades do homem como explorador do espaço. Até hoje, há quem diga que foi desperdício de dinheiro. Não se ganhou muito com isso e, por essa razão, nunca mais a viagem foi feita.
Outro exemplo de objetivo:
Preparar um treinamento de x horas para os funcionários da empresa, a fim de capacitá-los nas áreas de atendimento e vendas até o final do próximo ano.
Agora vamos a um exercício prático.
Identifiquem, nos dois exemplos, os três componentes recomendados (ação, objeto e complementos).
Parabéns! Se você apontou que, no primeiro exemplo, a ação foi “colocar”, o objeto foi um “homem” e complementos na Lua até o final da década.
No segundo exemplo, a ação foi “preparar”, o objeto um “treinamento” para funcionários da empresa e complementos “capacitá-los” nas áreas de atendimento e vendas até o final do próximo ano.
Não foi difícil.
Dica:
Você tem liberdade para apresentar os objetivos de seu projeto de outras maneiras.
Por exemplo, podem-se apresentar separadamente o produto, a necessidade ou justificativa, o objetivo imediato e o objetivo final.
Percebe-se que mudamos um pouco a questão dos objetivos, para mostrar a flexibilidade que temos para elaborar nossos projetos.
Vamos dar novos exemplos para clarear nossas ideias.
Imagine que você tenha que apresentar um projeto de curso de formação de supervisores de telemarketing.
Portanto, o produto será o curso de formação de supervisores de telemarketing.
A justificativa do projeto - será o volume de dados com os quais os supervisores têm que lidar diariamente. É muito grande e ainda está em crescimento. Os supervisores precisam dominar ferramentas que lhes permitam tratar e interpretar esses dados, para tomar decisões rapidamente e orientar os operadores de telemarketing de sua empresa.
O objetivo imediato é o de capacitar 30 pessoas para desempenhar a função de supervisão de operadores de telemarketing, com o uso de técnicas para a análise e tomada de decisões.
O objetivo final é aprimorar a capacidade de análise de dados e tomada de decisão, no departamento de telemarketing, contribuindo assim, para a competitividade da empresa.
Ao pensar nos objetivos de seu projeto, lembre-se da palavra REMAR (a favor da corrente). Associe essa palavra aos objetivos. Cada uma das letras dessa palavra terá um significado importante na definição dos objetivos. Vamos a elas.
R - Realista (s) - objetivo(s) deve(m) ser realista(s)
E – Específico
M – Mensurável
A – Alcançável
R – Rápido
A ideia inicial, que se transforma no objetivo do projeto, nasce com o problema ou a necessidade. Os objetivos são os produtos ou serviços que o projeto deve fornecer. Vamos falar um pouco sobre os produtos de um projeto no próximo tópico, mas podemos adiantar que usamos a palavra “produto” para designar produtos físicos e também serviços.
A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUÊ? PARA QUEM?
Agora que já sabemos como elaborar um objetivo de um projeto, reflita sobre as duas questões a seguir:
• O que você está querendo alcançar com o projeto?
• Que necessidade de seu cliente ou sua é satisfeita pelo projeto?
Dica:
Os objetivos de um projeto nascem do esclarecimento das necessidades que os clientes ou você apresenta. O esclarecimento das necessidades permite tornar evidentes os objetivos.
Vamos aos exemplos:
Necessidade: aproveitar as oportunidades criadas pela expansão do mercado.
Objetivo do projeto: construir uma nova unidade industrial.
Necessidade: incrementar vendas.
Objetivo do projeto: criar, desenvolver e lançar campanha de conquista de novos clientes.
Fonte: Portal da Educação
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