Espaço do Administrador - Lei de Responsabilidade Fiscal

Vimos na edição passada que o Brasil buscou exemplos pelo mundo para criar a nossa Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF), e que esta veio para dar maior transparência a o que a administração pública realiza em benefício social, agora iremos ver algumas características da LRF com base nos estudos dos modelos pelo mundo.

A primeira dela é a do Equilíbrio nas Contas Públicas, que é o limite de gastos, é poder gastar o que se arrecada.

A segunda é a Transparência, ponto muito importante, pois através de uma Lei Complementar, exige que haja interação com a sociedade, mostrando de forma clara, a movimentação financeira do poder público.

A terceira é a determinação de Limites para Gastos, o fato de se ter controle, não quer dizer que se pode gastar tudo que se arrecada.

A quarta característica, são as Metas Fiscais, onde o executivo trabalhará de forma planejada todas as ações e seus investimentos, com a aprovação do legislativo.

A quinta é o Controle Social, que não é apenas os governos fazerem a fiscalização, a sociedade tem um papel muito importante, envolvendo os indivíduos próximos à gestão pública.

A sexta característica, são as Sanções Pessoais e Fiscais, que vai verificar o trabalho do gestor, se este esta cumprindo com o planejado, se as metas estão sendo cumpridas, e de como esta sendo aplicado o recurso.

Concluindo, a administração pública deve definir metas e prioridades, e registrar aonde e como será aplicado o recurso financeiro para o próximo ano, trazendo um equilíbrio entre receita e despesas. A administração pública pode ter dívidas, mas com limites, o chamado Limite para Endividamento, a LRF faz um vinculo com o resultado primário e o resultado nominal apurado.

Vamos ficando por aqui, conhecer o funcionamento da chamada, máquina pública, é muito importante para todos os cidadãos, espero que estejam gostando.

Obrigado pela atenção, e muito sucesso.

Momento do Administrador, Sidnei Varanis de Souza - 30 de novembro 2015.

Espaço do Administrador - Lei de Acesso à Informação - LAI

Lei nº 12.527/2011

Diz o inciso XXXIII do artigo 5º da Constituição Federal de 1988:

Art. 5º (...) XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Se já estava na constituição, qual a justificativa para se criar uma lei de acesso à informação? A primeira razão foi um compromisso internacional (de 1948) assumido pelo nosso país junto à ONU, e assim foi criada essa lei para estabelecer prazos e os meios de como os cidadãos poderiam ter esse acesso às informações, garantindo uma série de direitos, reforçando os mecanismos de controle social ( importância da participação do cidadão na gestão pública, o legislador e o gestor devem ter sempre em mente que o cidadão precisa ter condições de participar do planejamento, gestão e controle das políticas públicas).

ONU (Organização das Nações Unidas),

Declaração Universal dos Direitos Humanos (artigo 19) – 1948

“Todo ser humano tem direito à liberdade de opinião e de expressão; esse direito inclui a liberdade de ter opiniões sem sofrer interferência e de procurar, receber e divulgar informações e ideias por quaisquer meios, sem limite de fronteiras.”

O cidadão bem informado tem melhores condições de conhecer e acessar outros direitos essenciais, como saúde, educação e benefícios sociais. Por esse e outros motivos, o acesso à informação pública tem sido cada vez mais reconhecido como um direito em várias partes do mundo. Cerca de 90 países possuem leis que o regulamentam.

A LAI deve ser cumprida por todos os órgãos públicos, nas esferas municipal, estadual e federal, por todos os poderes, executivo, legislativo e também no judiciário, incluem também o Ministério Público, e as entidades privadas sem fins lucrativos que recebem recurso público.

Segundo o artigo 8º da LAI, o ente público é obrigado a publicar informações de interesse geral ou coletivo, mesmo que ninguém as peça. Além disso, o artigo traz um rol mínimo de informações que devem estar disponíveis na internet, como despesas, horários de atendimento, licitações, entre outras.

A LAI, em seu artigo 12, determina que as informações públicas devam ser fornecidas gratuitamente.

Ficou claro que o acesso às informações públicas é um direito universal? E como vimos, o maior desafio da implementação é essa mudança de cultura, do sigilo para a transparência, envolvendo o gestor e os demais agentes públicos, os fornecedores e a própria sociedade que deverá estar ciente, para utilizar efetivamente o acesso à informação.

Obrigado pela atenção, e muito sucesso a todos.

Momento do Administrador, Sidnei Varanis de Souza - 29 de novembro 2015.

Espaço do Administrador - Planejamento Operacional de um Projeto

O planejamento é de fundamental importância num projeto, porque executar um projeto implica em realizar algo que não tinha sido feito antes.

O ponto de partida do planejamento das atividades é o desenho da estrutura analítica do produto. O produto do projeto é que será entregue ao cliente e que deve estar referido no objeto do projeto. O produto é o novo bem ou serviço criado pelo projeto. 

Na definição do produto que será fornecido, é importante que sejam mencionados de forma sucinta os produtos que serão fornecidos ou contemplados no projeto. A definição do escopo é uma relação detalhada dos produtos que serão fornecidos ou contemplados no projeto.

Os produtos dos projetos classificam-se em três categorias principais - produtos físicos, conceitos e eventos.

Produtos físicos 

Exemplo: Casas, rodovias, veículos, máquinas e equipamentos, etc.

São exemplos de projetos de produtos físicos:

• Reformar uma casa.

• Desenvolver um novo equipamento para caminhões.

Produtos conceituais ou intangíveis 

Ideias, roteiro de filmes, mapas, sistemas, organogramas, rotas, processos, plantas, etc.

São exemplos de projetos de produtos conceituais:

• Escrever um livro

• Desenvolver um sistema de telemarketing

• Organizar os jogos olímpicos

Eventos 

Eventos são produtos que consistem na realização de tarefas, serviços ou atividades.

Exemplos:

• Planejar, organizar e realizar estudos, pesquisas e diagnósticos, cursos, reuniões, etc.

• Implantar sistemas, processos e modelos de organização.

• Fazer reformas, renovações e ampliações de equipamentos.

Importante:

Nenhum projeto pertence a apenas uma categoria. Todo projeto sempre combina elementos físicos, conceitos e serviços.

Imagine por exemplo, um projeto de realização de uma copa do mundo, que envolve conceitos (planejamento), produtos físicos (construções) e eventos (os jogos).

A estrutura analítica permite fazer a ligação entre o objetivo (produto) e as atividades necessárias para realizá-lo. A estrutura analítica é a base para a construção de uma lista de atividades. Vamos observar o desenho a seguir.

Produto: Construção de uma casa

Projeto

• Contratar arquiteto

• Definir especificações da casa

• Analisar alternativas de plantas e orçamentos.

• Escolher planta

• Definir orçamento

• Aprovar planta na prefeitura

• Contratar construção

Fundações

• Adquirir materiais

• Construir instalações para trabalhadores

• Disponibilizar equipamentos

• Limpar terreno

• Preparar terreno

• Iniciar escavações

• Construir fundações

Alvenaria

• Adquirir materiais

• Construir alvenaria

• Acompanhar e inspecionar construção

• Verificar entrega de materiais

• Controlar Orçamento

• Instalar sistemas de iluminação, energia, água e esgoto

Acabamento

• Fazer orçamento de acabamento

• Buscar e avaliar alternativas de fornecedores

• Adquirir materiais

• Finalizar construção

• Obter habite-se

• Mudar para a casa nova

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Detalhamento das Atividades em um Projeto

Inicialmente, sugere-se elaborar um planejamento preliminar. Pois, o detalhamento do projeto, quando realizado adequadamente, irá explicitar todas as entregas desejadas e necessárias no âmbito do projeto.

O planejamento do projeto deve ser executado, de forma preliminar, para estimar o prazo, o custo, as necessidades de aquisições, de RH, sua qualidade, e analisar os riscos do projeto.

O nível de detalhe dependerá das exigências do cliente e do prazo, do esforço que poderá ser despendido para a elaboração da proposta, assim como, da necessidade de exatidão das estimativas de prazo e de custo.

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Escopo do Projeto

Gostaríamos de começar esse tópico contando um pequeno trecho da famosa história de Alice no País das Maravilhas.

Essa história revela uma preocupação singular de um coelho, sempre apressado. Essa preocupação pode ser resumida num diálogo entre Alice e o tal coelho.

Alice – Onde fica a saída?

Coelho – Mas para onde a senhora quer ir?

Alice – Para qualquer lugar.

Coelho – Para qualquer lugar, qualquer saída serve.

Este diálogo nos demonstra que, no projeto, precisamos estar cientes do que queremos para obtermos as respostas que queremos ouvir. Pense nisso!

As preocupações com as intenções e com a abrangência do projeto, com a busca efetiva de seus objetivos, são empreendidas pela área do conhecimento que considera o gerenciamento de escopo. Elas não podem ser genéricas, como no diálogo apresentado.

O primeiro passo do planejamento de projetos é elaborar o detalhamento do escopo do projeto. Mas o que é escopo de um projeto?

No Gerenciamento de Projeto tradicional, as ferramentas para descrever o escopo do projeto são a estrutura de detalhamento produto/serviço e a descrição do produto/serviço.

O escopo/âmbito é o “foco” do projeto.

O projeto é elaborado a partir da definição do escopo, para que possa ser gerenciado de forma eficaz.

O que devemos fazer?

Precisamos definir a declaração do escopo e sua definição. 

Ainda tem dúvida sobre o escopo?

Vamos ajudá-lo(a) a entender! 

Elementos do escopo

• Definição do problema ou situação gerada do projeto (problema, necessidade, desafio, oportunidade);

• Justificativa (o porquê) do projeto (que pode conter um diagnóstico da situação inicial, também denominado de basiline ou “linha de base”);

• Objetivo geral e específico do projeto (a razão de ser e o para quê);

• Resultado esperados com a realização do projeto (diretamente relacionados com os objetivos específicos do mesmo);

• Abrangência do projeto (público alvo e caracterização de extensão e áreas de atuação do projeto);

Nota-se que o Escopo é um componente do Plano do Projeto que responde as seguintes questões:

• De que se trata o projeto? Qual a situação, problema ou necessidade que deu origem ao projeto? 

• Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto? 

• Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados podemos esperar com a realização do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefícios são esperados? Quais serão os benefícios com sua realização? 

• Qual a área de atuação do projeto? Qual sua dimensão em termos de público alvo? Que volume de recursos deverá ser investido?

Estes são componentes essenciais para elaboração do escopo. 

O que pode acontecer com os projetos que se iniciam com escopo mal definido? Ele pode aumentar de tamanho, mudar, não atingir os objetivos iniciais, demorar mais, ficar mais caro, etc.

A boa Gestão do Escopo passa pela definição clara do que deve ser feito durante o projeto e de como isso será realizado. Essa definição deve ser feita com base nos resultados esperados para o projeto e nas restrições que se terá para sua realização.

Depois de definido o escopo, é preciso controlá-lo. Não há nada de errado em mudar o escopo do projeto. O problema é que isso não pode ser feito sem a consideração do contexto como um todo. Qual será o impacto dessa mudança de escopo no tempo do projeto? Na sua qualidade? Quais os riscos dessa mudança? Essa mudança pode trazer algum custo?

Uma ação importante para a definição do escopo do projeto é transformar a declaração de 'resultados esperados do projeto' em uma lista de atividades que precisam ser realizadas. Para fazer isso, é preciso “quebrar” sucessivamente o “resultado esperado do projeto” em partes menores. Essa divisão deve ser feita até que seja atingido o nível de detalhe que se pretende gerenciar. O nível mais detalhado é chamado de “pacote de trabalho”.

Agora, vamos conhecer um modelo de impresso que poderá ser utilizado para a declaração do escopo de seu projeto.

DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO

Nome do Projeto:

JUSTIFICATIVA DO PROJETO (NECESSIDADES QUE O PROJETO DEVE ATENDER)

PRODUTO QUE DEVE SER ENTREGUE AO FINAL DO PROJETO (DESCRIÇÃO)

SUBPRODUTOS DO PROJETO QUE DEVERÃO SER ENTREGUES NO DECORRER DA EXECUÇÃO

INDICADORES E METAS

REGISTROS

Anexos:

Data:                                             Assinatura do autorizador:

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Fase de Iniciação/Análise/Concepção e Preparação do Projeto

Esta fase dá início ao projeto, um conjunto de percepções, vontades e interesses, em geral estimulado por uma demanda, necessidade da empresa, interna ou externa, ou por uma oferta e oportunidade. Tudo começa com a identificação de um problema ou oportunidade e termina com a elaboração da proposta básica para a realização do projeto. 

Exemplos: Elaboração de um projeto para captação de recursos no mercado financeiro para aquisição de equipamentos e capital de giro, projeto de expansão de uma empresa, etc. A proposta básica deve conter uma previsão dos objetivos e meios ou recursos necessários para realizá-los. Os meios ou recursos transformam-se em estimativas de custos e prazo do projeto. 

Vamos ver como fica esta fase? Observe:

• Concepção/ Preparação

- Ideia Inicial

- Definição do Objetivo

- Definição dos Recursos

- Proposta Básica

• Estruturação

• Execução

• Conclusão

Necessidades do projeto

Necessidade: problema que o projeto procura solucionar.

Produto: produto ou serviço que soluciona o problema. 

Objetivo: utilidade do produto e sua contribuição para solucionar o problema. 

Reconhecimento formal do projeto 

• Necessidades 

• Demanda de mercado 

• Necessidade do Negócio 

• Pedido de Cliente

• Avanço tecnológico 

• Exigência Legal

• Necessidade Social 

Após a identificação da ideia inicial ou a descoberta de uma necessidade de se elaborar um projeto, é o momento de definir seu objetivo. É sobre ele que falaremos a partir de agora.

Como começar a elaboração de um Projeto? 

O trabalho começa pelo "coração" do projeto: a definição concreta do objeto de trabalho, os propósitos, os objetivos que se tem uma visão clara dos problemas que se quer resolver com a realização da ideia central. É importante discutir a ideia central da proposta desde o início com todas as pessoas interessadas, pois seu envolvimento futuro nos trabalhos será motivado pelas visões compartilhadas nesta primeira etapa. Para isso, serão necessários encontros ou reuniões do grupo de trabalho envolvido na elaboração do projeto. 

Por que definir em reunião?

- Para se ver a expectativa e esclarecer as ideias e objetivos de todos e a todos, a fim de recortar o escopo do projeto e definir o público alvo que se quer trabalhar;

- Motivar todos os presentes para agir;

- Reunir as informações necessárias para desenvolver o projeto;

- Procurar informações sobre as fontes de recursos. 

Quem deve Participar?

- Todas as pessoas envolvidas com o tema, especialmente as interessadas em elaborar o projeto escrito e depois participar de sua realização.

Todo projeto precisa ter metas e objetivos a serem atingidos ao longo do horizonte de tempo de execução do mesmo.

O objetivo do projeto deve descrever as mudanças que se pretende alcançar por intermédio de sua execução e definir os resultados que se pretende ou que devem ser atingidos. 

Um projeto é organizado com um objetivo que consiste em executar um conjunto de ações que devem estar voltadas para uma única resultante, que é o produto do projeto.

Todo objetivo ao ser escrito, deverá ser observável e verificável: é necessário haver mecanismos que permitam medir e verificar, ao longo do tempo, se o objetivo foi cumprido ou não.

O objetivo deve ser redigido com o máximo de cuidado, para ser claro e sem ambiguidades. A redação deve conter:

• Ação - definida por um verbo no infinitivo, iniciando a declaração do objetivo como projetar, desenvolver, construir, transformar, modernizar, ensaiar, levantar, determinar, obter, transportar, etc. 

• Objeto - sobre o qual a ação se exerce e ou da qual ele resulta - uma ponte, um dispositivo, um processo administrativo ou operacional, um treinamento, um software, uma simulação, etc.

• Requisitos – São restrições ou condições complementares na qual destacamos: desempenho, tempo, local, qualidade, quantidade, áreas de aplicação e etc. 

Para seu melhor entendimento, vamos dar exemplos para clarificar os conceitos acima. 

Você se lembra da primeira ida do homem à Lua?

Em 1961, o Presidente John F. Kennedy, estabeleceu a meta de uma viagem tripulada à Lua para antes do final da década. Essa era a meta do Programa Apollo. A NASA desenvolveu o programa Apollo em três partes:

• Nave Apollo - uma nave para levar astronautas até a órbita da Lua e trazê-los de volta.

• Módulo lunar – um veículo de excursão lunar para levar os astronautas dessa nave até a superfície e trazê-los de volta à órbita da Lua.

• Saturno V – um veículo de lançamento, para colocar tudo isso na órbita da Terra e dar o impulso para a viagem à Lua.

John F. Kennedy foi assassinado em 1963, mas seus sucessores Johnson e Nixon prosseguiram com seu projeto. Em 1967, o Saturno V subiu pela primeira vez. Em julho de 1969, como Kennedy previra, dois americanos desceram à Lua e voltaram em segurança ao planeta Terra. Depois disso, a exploração do espaço entrou em nova fase.

Os objetivos implícitos da viagem à Lua eram dar aos Estados Unidos a liderança e a competência em voos espaciais tripulados e definir as potencialidades do homem como explorador do espaço. Até hoje, há quem diga que foi desperdício de dinheiro. Não se ganhou muito com isso e, por essa razão, nunca mais a viagem foi feita.

Outro exemplo de objetivo:

Preparar um treinamento de x horas para os funcionários da empresa, a fim de capacitá-los nas áreas de atendimento e vendas até o final do próximo ano. 

Agora vamos a um exercício prático.

Identifiquem, nos dois exemplos, os três componentes recomendados (ação, objeto e complementos).

Parabéns! Se você apontou que, no primeiro exemplo, a ação foi “colocar”, o objeto foi um “homem” e complementos na Lua até o final da década.

No segundo exemplo, a ação foi “preparar”, o objeto um “treinamento” para funcionários da empresa e complementos “capacitá-los” nas áreas de atendimento e vendas até o final do próximo ano.

Não foi difícil. 

Dica:

Você tem liberdade para apresentar os objetivos de seu projeto de outras maneiras.

Por exemplo, podem-se apresentar separadamente o produto, a necessidade ou justificativa, o objetivo imediato e o objetivo final.

Percebe-se que mudamos um pouco a questão dos objetivos, para mostrar a flexibilidade que temos para elaborar nossos projetos.

Vamos dar novos exemplos para clarear nossas ideias.

Imagine que você tenha que apresentar um projeto de curso de formação de supervisores de telemarketing.

Portanto, o produto será o curso de formação de supervisores de telemarketing.

A justificativa do projeto - será o volume de dados com os quais os supervisores têm que lidar diariamente. É muito grande e ainda está em crescimento. Os supervisores precisam dominar ferramentas que lhes permitam tratar e interpretar esses dados, para tomar decisões rapidamente e orientar os operadores de telemarketing de sua empresa. 

O objetivo imediato é o de capacitar 30 pessoas para desempenhar a função de supervisão de operadores de telemarketing, com o uso de técnicas para a análise e tomada de decisões.

O objetivo final é aprimorar a capacidade de análise de dados e tomada de decisão, no departamento de telemarketing, contribuindo assim, para a competitividade da empresa.

Ao pensar nos objetivos de seu projeto, lembre-se da palavra REMAR (a favor da corrente). Associe essa palavra aos objetivos. Cada uma das letras dessa palavra terá um significado importante na definição dos objetivos. Vamos a elas.

R - Realista (s) - objetivo(s) deve(m) ser realista(s)

E – Específico

M – Mensurável

A – Alcançável

R – Rápido

A ideia inicial, que se transforma no objetivo do projeto, nasce com o problema ou a necessidade. Os objetivos são os produtos ou serviços que o projeto deve fornecer. Vamos falar um pouco sobre os produtos de um projeto no próximo tópico, mas podemos adiantar que usamos a palavra “produto” para designar produtos físicos e também serviços. 

A especificação do objetivo responde as questões: PARA QUÊ? PARA QUEM?

Agora que já sabemos como elaborar um objetivo de um projeto, reflita sobre as duas questões a seguir: 

• O que você está querendo alcançar com o projeto?

• Que necessidade de seu cliente ou sua é satisfeita pelo projeto?

Dica:

Os objetivos de um projeto nascem do esclarecimento das necessidades que os clientes ou você apresenta. O esclarecimento das necessidades permite tornar evidentes os objetivos.

Vamos aos exemplos:

Necessidade: aproveitar as oportunidades criadas pela expansão do mercado.

Objetivo do projeto: construir uma nova unidade industrial.

Necessidade: incrementar vendas.

Objetivo do projeto: criar, desenvolver e lançar campanha de conquista de novos clientes.

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Ciclo de vida do projeto

A importância do Gerenciamento do Projeto deverá ser realizado por intermédio da integração de alguns processos. É sobre esses processos que iremos trabalhar a partir de agora.

O ciclo de vida é a sequência de fases que vão do começo ao fim de um projeto. O entendimento do ciclo de vida permite a visualização sistêmica do projeto, desde seu início até a conclusão, facilitando o estudo e a aplicação das técnicas de administração de projetos.

Fases Comuns do Ciclo de Vida de um Projeto

Conceitual: Avaliar a ideia e analisa os riscos, custos, requisitos iniciais.

Planejamento: Organização das atividades, recursos, documentos necessários.

Implementação: Desenvolver o produto/serviço até que ele esteja pronto.

Finalização: Transferência e avaliação dos resultados, realocação dos recursos.

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Benefícios do Gerenciamento dos Projetos

Terminar tudo no prazo acertado, com o custo combinado e da forma como os clientes desejam. Isso é o que se espera de qualquer empresa, seja uma multinacional ou uma microempresa. Porém, a experiência mostra que, na maior parte das vezes, esse não é um desafio fácil de ser cumprido. Inúmeras ações podem fazer com que as expectativas não se cumpram. Os erros vão desde o estabelecimento das expectativas até a execução dos projetos.

As boas práticas de Gerenciamento de Projetos trazem diversos benefícios às empresas, como a redução de custos e do tempo para desenvolvimento de novos produtos e soluções, o aumento de vendas e receita para reinvestimento, tanto do capital humano quanto da estrutura da organização; o aumento da carteira de clientes e consequente fidelização destes e o aumento de sucesso na execução dos projetos.

Outros benefícios: 

1. Maior satisfação do Cliente;

2. Ciclo de desenvolvimento mais curto;

3. Custos menores;

4. Decisões mais eficazes;

5. Menos improviso;

6. Afastamento de surpresas;

7. Antecipação das situações desfavoráveis;

8. Fornecimento de um mecanismo de medição de desempenho;

9. Planejamento e compartilhamento de recursos no aprimoramento da eficiência (reduz custos);

10. Comparação do Realizado com o Planejado na melhoria do desempenho dos projetos.

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Gerenciamento de projetos

O Gerenciamento de Projetos inclui: Planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos. O Gerenciamento de Projetos enfatiza a aplicação de: conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas.

O Gerenciamento Envolve

Planejamento

• Definição e previsão de requisitos, cronograma, recursos, esforço e custos. 

• Organograma do projeto e alocação da equipe.

• Infraestrutura necessária (ambiente, treinamentos e etc.). 

• Estrutura de comunicação. 

• Problemas (levantar riscos).

• Problemas e conflitos (tomar ações corretivas). 

Monitoria e controle

• Acompanhar, avaliar, monitorar, resolver. 

• Realização das atividades (progresso do projeto).

• Riscos e custos.

• Qualidade dos artefatos.

• Motivação e coesão da equipe. 

• Problemas e conflitos (tomar ações corretivas).

O Gerenciamento de qualquer projeto é importante, pois, segundo estatísticas, 28% dos projetos elaborados são abortados; 46% extrapolam prazos/recursos e, apenas 26% são bem-sucedidos. Portanto, não adianta fazer apenas o projeto. É preciso gerenciá-lo de forma eficaz. Aí está nossa primeira dica para o sucesso de qualquer projeto: Gerenciamento. 

Para ilustrar as estatísticas apresentadas, vamos relatar um caso real e conhecido. 

Caso Eurotunnel

Quando finalmente o Projeto Eurotunnel entrou em construção, muitos comemoraram, pois, após décadas de concepção técnica e política, tudo que era ficção começou a virar realidade. Mas poucos sabiam que, durante as comemorações do lançamento de sua construção, o projeto estava mais de um ano atrasado, com orçamento batendo à casa dos US$15 bilhões, o que significava quase o dobro do previsto inicialmente.

Somente para ilustrar os problemas ocorridos na sua construção, citamos um deles. A escavação. Segundo relatos, a máquina utilizada para escavar o túnel, com um sofisticado controle computadorizado, foi projetada para trabalhar em solos macios. Num determinado momento do trajeto, o solo encontrado, mais duro, gerou infiltração de água no sistema eletrônico. Dois problemas surgiram, um no manuseio da máquina e, outro, no encaixe dos segmentos de concreto pré-moldados. Para resolver isso, foi necessário injetar uma massa especial solidificadora não prevista no escopo do projeto. 

O Eurotunnel hoje liga a França à Grã-Bretanha, e foi considerado o maior projeto do século passado. 

Você percebe que, mesmo nos grandes projetos, há falhas e imprevistos no planejamento e no gerenciamento. Portanto, o que estamos repassando para você irá minimizar em muito os problemas decorrentes da elaboração e do gerenciamento de projetos.

Descreveremos a seguir os passos para um bom gerenciamento de projeto. Vamos a eles.

Os passos no processo de gerenciamento de um projeto são simples. Executá-los é que pode não ser. Vamos observar quais são esses passos.

1- Desenvolva as opões de soluções.

2- Planeje o Projeto

- O que deve ser feito?

- Quem vai fazê-lo?

- Como será feito?

3- Execute o Projeto

4- Acompanhe e Controle o Progresso

- Estamos dentro das metas?

- Se não, o que deve ser feito?

5- Conclua o projeto

- O que foi bem?

- O que deve ser melhorado?

Não vamos detalhar neste momento esses passos. No decorrer de nosso estudo, vamos trabalhar cada um deles.

Imagine como é frustrante tanto para o funcionário quanto para o gestor passar vários meses trabalhando em projetos diferentes e, ao final do ano, não ver nenhum concluído. Ou pior: não saber nem em que ponto eles pararam de existir!

O fato, bastante comum, ocorre geralmente pela forma como o projeto é conduzido. Mais que planejamento, é preciso acompanhamento; caso contrário, valerá uma frase bastante popular: "Os projetos não são concluídos, são abandonados". 

Você se lembra de algum? Acredito que sim. 

Por esse motivo, achamos importante, antes de iniciarmos a elaboração de nosso projeto, mostrar que tudo poderá ir por água abaixo se não houver gerenciamento e acompanhamento. Nossa segunda dica: Acompanhamento. 

Para facilitar o gerenciamento e a implementação de qualquer projeto, vamos dividi-lo em nove áreas do conhecimento, que descreveremos a seguir:

• Integração

• Escopo

• RH

• Tempo

• Qualidade

• Comunicação

• Aquisição

• Risco

• Custo

Gerenciamento da Integração

Descreve os processos e as atividades que integram dos diversos elementos dos projetos.

Gerenciamento do Escopo

Descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso.

Gerenciamento do Tempo

Descreve os processos relativos ao término do projeto no prazo correto.

Gerenciamento dos Custos

Descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos, com o intuito que o projeto termine dentro do orçamento aprovado.

Gerenciamento da Qualidade

Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

Gerenciamento de Recursos Humanos

Descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

Gerenciamento das Comunicações

Descrevem os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto, de forma oportuna e adequada.

Gerenciamento dos Riscos

Descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto.

Gerenciamento dos Suprimentos

Descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos.

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - O que é um projeto?

Imagine uma empresa, onde todos os produtos e serviços oferecidos por ela são realizados por meio de dois tipos de atividades.

Atividades Funcionais

• São rotineiras, que se repetem sempre do mesmo modo, com pequenas variações ao longo do tempo, sem perspectiva de terminar. Exemplo: atividades de vendas, finanças, serviços e etc.

• Operacional

Projetos

• Outras atividades são realizadas uma a uma, sob encomenda. Os projetos compreendem tarefas especiais que fogem da rotina. Nelas se pode observar começo, meio e fim. Ex. Construção de uma casa, busca de financiamento para sua empresa e etc.

• Projeto: temporário – único e progressivo

• Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

Projetos Operacionais

Projetos                                               Operação

Construção do Software XPTO.             Gerar relatório gerencial mensal.

Viagem de férias ao Nordeste.               Matricular alunos.

Casamento.                                           Atender requerimento.

Construção de uma casa.                       Apropriar horas de Trabalho.

Os projetos são atividades ou empreendimentos que têm começo e fim programados, devendo resultar em um produto final.

Têm algumas similaridades com as operações e atividades funcionais, porque ambos são realizados por pessoas e limitadas aos recursos disponíveis.

A maior diferença entre as operações e um projeto está na continuidade e na repetição das operações.

Projetos são os veículos necessários para as mudanças empreendidas pelas empresas, a fim de competir num mundo de permanentes desafios e de novas oportunidades.

Os projetos são uma forma de organizar atividades que não podem ser incluídas nos limites operacionais. Dessa forma, as organizações utilizam projetos para atingir suas estratégias, seja uma demanda de mercado, uma necessidade organizacional, um avanço tecnológico, entre outras.

Um projeto é resultante da atividade de planejamento, em função do desejo de superar um problema ou aproveitar uma potencialidade. Assim, o projeto representa a formalização da estratégia e das atividades a serem desenvolvidas para se obter o resultado final esperado.

Os projetos são normalmente autorizados ou são resultado de uma ou mais das seguintes considerações estratégicas:

Uma demanda de mercado – Exemplos: 

Construção de uma nova fábrica para atender à demanda;

Lançamento de um novo produto.

Avanço Tecnológico – Exemplos: 

Informatização da empresa;

Projetos de automação.

Necessidade Organizacional – Exemplos: 

Reestruturação Organizacional;

Capacitação de funcionários;

Projetos de Melhoria Contínua;

Obtenção de recursos financeiros em Bancos.

Solicitação do Cliente – Exemplos 

Campanha política.

Desenvolvimento de um novo produto ou serviços de Monografias.

Importante: 

Cada projeto requer um tratamento diferenciado. Projetos diferentes resultam em procedimentos diferentes.

Rigor das Metas

Lembre-se: Uma mesma necessidade não quer dizer que o projeto e o gerenciamento devam ser os mesmos. 

OUTROS CONCEITOS IMPORTANTES

Programas

São um grupo de projetos designados a alcançar um objetivo estratégico mais abrangente.

Caracteriza-se por:

• O termo é mais utilizado em governos;

• Tal como o projeto é limitado no tempo, mas sua duração é bem maior (anos e anos);

• Os programas constituem a execução do programa para atingir os seus objetivos;

• Por terem um longo período, podem incluir operações;

Exemplos:

• NASA (Exploração de um novo planeta)

• BRASIL (Acabar com o analfabetismo)

Fonte: Portal da Educação

Espaço do Administrador - Roteiro para apresentação do projeto

A apresentação de um projeto deve conter os seguintes itens: 

Capa

A capa deverá conter o título do projeto e os nomes dos integrantes da equipe. Pode ou não conter um título, um subtítulo explicativo, o local em que será implementado, a data da elaboração, a duração do projeto e o início previsto.

Ficha técnica: 

Nome do projeto, duração prevista, custo estimado; fonte(s) financiadora(s); proponentes (equipe que está propondo o projeto –; executores - quem vai executar o projeto – podem ser uma ou várias empresas/profissionais).

Poderá conter também as seguintes informações: nome, endereço completo, forma jurídica, data do registro jurídico, CGC, representante legal e ato que lhe atribui competência, coordenador do projeto e seu endereço.

É importante não se esquecer de mencionar todos os parceiros do projeto, indicando claramente quem é o proponente e quem participará da execução.

Benefícios e beneficiários

Devem descrever os resultados concretos e quem será beneficiado com a realização do projeto. De uma forma geral, podem responder as seguintes perguntas:

De quem partiu a iniciativa de elaborar o projeto? Foram realizados encontros com os beneficiários? Quantas pessoas participaram? Faça uma breve descrição do processo de elaboração da proposta.

Como se dará a participação dos beneficiários na execução do Projeto?

No caso de projetos sociais, como a comunidade será beneficiada com o projeto? Por meio de quais benefícios?

Sumário executivo

Deixe para escrever essa parte por último, pois é a descrição resumida de todo o projeto em apenas uma página, com os dados mais importantes (qual é o projeto, quanto vai custar, em quanto tempo será concluído, quais os objetivos deverão ser alcançados, etc.).

Justificativa

Aqui você vai descrever qual é o problema/necessidade/oportunidade, porque esse problema/necessidade/oportunidade é tão importante que não pode ficar sem ser resolvido e como o produto/serviço que o projeto vai entregar irá resolver o problema/necessidade/oportunidade de maneira mais eficiente que as outras alternativas existentes. Use dados estatísticos (reais, sem se esquecer de citar de onde você tirou os números), pesquisas e tudo o mais que possa contribuir com a sua argumentação.

Exemplo: Para aprimorar os conhecimentos de inglês, pretende-se passar três meses na Inglaterra. Esse país foi escolhido por que...? Esse período é adequado por que…?

A justificativa é uma parte muito importante em um projeto, ela é que deve responder: Por que executar o projeto? Por que ele deve ser aprovado e implementado.

Algumas perguntas que podem ajudar a responder esta questão:

No caso específico de projetos voltados para a comunidade, é importante mencionar a importância desse problema/questão para a comunidade e para a conservação dos recursos naturais da região.

Existem outros projetos semelhantes sendo desenvolvidos nessa região ou nessa área temática?

Qual é a possível relação e atividades semelhantes ou complementares entre eles e o projeto proposto?

Quais são os benefícios econômicos, sociais e ambientais a serem alcançados pela comunidade e os resultados para a região?

Objetivo Geral

Tem-se empregado o termo objetivo geral para a situação ideal almejada. Em poucas palavras, o objetivo geral deve expressar o que se quer alcançar em longo prazo, ultrapassando inclusive o tempo de duração do projeto. Geralmente, o objetivo geral está vinculado à estratégia global da instituição ou da empresa.

Os objetivos devem ser formulados sempre como a solução de um problema e como o aproveitamento de uma oportunidade. Esses objetivos são mais genéricos e não podem ser assegurados somente pelo sucesso do projeto; dependem de outras condicionantes. 

Objetivos específicos

Os objetivos específicos também podem ser chamados de resultados esperados. São os efeitos diretos das atividades ou ações do projeto. Ao contrário dos objetivos gerais, que nem sempre poderão ser plenamente atingidos durante o prazo de execução do projeto, os objetivos específicos devem se realizar até o final do projeto.

Metas

As metas, que muitas vezes são confundidas com os objetivos específicos, são os resultados parciais a serem atingidos e, neste caso, podem e devem ser bastante concretos, expressando quantidades e qualidades dos objetivos, ou seja, quanto será feito. A definição de metas com elementos quantitativos e qualitativos é conveniente para avaliar os avanços. Ao escrevermos uma meta, devemos nos perguntar: o que queremos? Para que o queremos? Quando o queremos?

Quando a meta refere-se a um determinado setor da população ou a um determinado tipo de organização, devemos descrevê-los adequadamente. Por exemplo, devemos informar a quantidade de pessoas que queremos atingir, o sexo, a idade e outras informações que esclareçam a quem estamos nos referindo.

Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto mais dimensionada estiver uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.

No caso de o projeto ter uma instituição financiadora - nem todas elas exigem a descrição de objetivos específicos e metas separadamente. Algumas exigem uma ou outra forma.

Escopo

Aqui você vai descrever em detalhes o produto que será entregue, ou seja, o que está sendo prometido. Os formulários de Autorização de Projeto e Declaração de Escopo deverão servir de base para o desenvolvimento do mesmo.

Aqui deverá haver um detalhamento sobre o que está incluso e o que não está e quais os marcos do projeto.

Perguntas que precisam ser respondidas neste momento do desenvolvimento: Como é o produto? Quais são os itens inclusos? O que não está incluso? Quais as atividades que precisam ser desenvolvidas para que o objetivo seja alcançado?

Você pode apresentar fotos, esboços, desenhos, protótipos e o que mais puder ser utilizado para que o produto seja mais bem compreendido.

Metodologia 

A metodologia deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto. 

A especificação da metodologia do projeto é a que abrange número de itens, pois responde, a um só tempo, às questões COMO? COM QUE? ONDE? QUANTO? 

A Metodologia deve corresponder às seguintes questões:

a) Como o projeto vai atingir seus objetivos? 

b) Quando começarão as atividades? 

c) Como serão coordenadas e gerenciadas as atividades? 

Deve-se descrever o tipo de atuação a ser desenvolvida: pesquisa, diagnóstico, intervenção ou outras; que procedimentos (métodos, técnicas e instrumentos, etc.) serão adotados e como será sua avaliação e divulgação.

É importante pesquisar metodologias que foram empregadas em projetos semelhantes, verificando sua aplicabilidade e deficiências, lembrando que é sempre oportuno mencionar as referências bibliográficas. 

Cronograma

Aqui deverá ser anexado o cronograma detalhado, com todas as atividades e suas dependências, os marcos e duração estimada.

Esquematizar em nível de atividades, o desenvolvimento do projeto, segundo um fluxo temporal (o intervalo de tempo normalmente é o mês). Utilizar representações visuais (gráficos de barra, diagramas e/ou fluxograma). Assinalar os indicadores de acompanhamento.

Custos e recursos

Aqui devem ser apresentadas as planilhas de custos e recursos necessárias à execução do projeto.

Respondendo à questão - COM QUANTO? - o orçamento é um resumo ou cronograma financeiro do projeto, no qual se indica como, o que e quando serão gastos os recursos e de que fontes eles virão. Facilmente, pode-se observar que existem diferentes tipos de despesas que podem ser agrupadas de forma homogênea, como por exemplo: material de consumo; custos administrativos, equipe permanente; serviços de terceiros; diárias e hospedagem; veículos, máquinas e equipamentos; obras e instalações.

No orçamento, as despesas devem ser descritas de forma agrupada, no entanto, as organizações financiadoras exigem que se faça uma descrição detalhada de todos os custos, que é a chamada memória de cálculo. 

Riscos e comunicações

Aqui você vai descrever quais os riscos a que o projeto está sujeito e como administrá-los. Também vai descrever como as comunicações serão feitas. 

Anexos

Aqui você vai anexar a autorização do projeto e os outros documentos, formulários e desenhos que julgar necessários.

Muitas informações que não foi possível inserir em nenhuma das seções anteriores podem ser, desde que imprescindíveis e transformadas em anexos. Um mapa localizando a região ou município, o curriculum vitae dos principais integrantes da equipe, um histórico mais detalhado, cartas de recomendação de algumas pessoas relacionadas à instituição financiadora, um relato do desempenho de sua organização e de seu envolvimento com outras instituições atuantes na área, etc.

É importante ressaltar que, nem todos os revisores se interessarão por tantas informações quanto foram sugeridas, e, portanto, é aconselhável se restringir às que são realmente necessárias para a contextualização de sua proposta.

Observações importantes:

1. Cite todas as referências bibliográficas que você usar. Você pode listá-las em notas de rodapé, por ocasião do uso, ou em um capítulo final, chamado referências.

2. Todo o documento deve ser escrito em 3a pessoa, de maneira formal. Só para lembrar:

• 1ª pessoa: eu, nós. Eu acho, nós acreditamos que… (não use).

• 2ª pessoa: tu. Tu imaginas que… (não use).

• 3ª pessoa: ele(a), ele(s). Acredita-se que o produto será um sucesso porque se sabe que o público … (use).

3. Faça uma revisão final dos aspectos gramaticais do texto.

4. As atividades devem ser descritas por meio de um verbo (ex: desenvolver, pesquisar, etc.). Marque sempre uma ação no particípio passado (ex: projeto entregue; protótipo finalizado, etc.).

5. A maneira como o projeto será apresentado também é importante. Não é necessário o luxo, mas a informação deve estar organizada e clara. Lembre-se que o assunto tratado aqui é design.

Atenção! Este roteiro é uma sugestão, podendo variar conforme o tipo de projeto ou situação.

Agora chegou o momento de você aplicar todo o seu conhecimento para elaborar um projeto.

Fonte: Portal da Educação