Espaço do Administrador - Escopo do Projeto

Gostaríamos de começar esse tópico contando um pequeno trecho da famosa história de Alice no País das Maravilhas.

Essa história revela uma preocupação singular de um coelho, sempre apressado. Essa preocupação pode ser resumida num diálogo entre Alice e o tal coelho.

Alice – Onde fica a saída?

Coelho – Mas para onde a senhora quer ir?

Alice – Para qualquer lugar.

Coelho – Para qualquer lugar, qualquer saída serve.

Este diálogo nos demonstra que, no projeto, precisamos estar cientes do que queremos para obtermos as respostas que queremos ouvir. Pense nisso!

As preocupações com as intenções e com a abrangência do projeto, com a busca efetiva de seus objetivos, são empreendidas pela área do conhecimento que considera o gerenciamento de escopo. Elas não podem ser genéricas, como no diálogo apresentado.

O primeiro passo do planejamento de projetos é elaborar o detalhamento do escopo do projeto. Mas o que é escopo de um projeto?

No Gerenciamento de Projeto tradicional, as ferramentas para descrever o escopo do projeto são a estrutura de detalhamento produto/serviço e a descrição do produto/serviço.

O escopo/âmbito é o “foco” do projeto.

O projeto é elaborado a partir da definição do escopo, para que possa ser gerenciado de forma eficaz.

O que devemos fazer?

Precisamos definir a declaração do escopo e sua definição. 

Ainda tem dúvida sobre o escopo?

Vamos ajudá-lo(a) a entender! 

Elementos do escopo

• Definição do problema ou situação gerada do projeto (problema, necessidade, desafio, oportunidade);

• Justificativa (o porquê) do projeto (que pode conter um diagnóstico da situação inicial, também denominado de basiline ou “linha de base”);

• Objetivo geral e específico do projeto (a razão de ser e o para quê);

• Resultado esperados com a realização do projeto (diretamente relacionados com os objetivos específicos do mesmo);

• Abrangência do projeto (público alvo e caracterização de extensão e áreas de atuação do projeto);

Nota-se que o Escopo é um componente do Plano do Projeto que responde as seguintes questões:

• De que se trata o projeto? Qual a situação, problema ou necessidade que deu origem ao projeto? 

• Por que vale a pena investir recursos no desenvolvimento do projeto? 

• Para quais finalidades o projeto vai ser conduzido? Que resultados podemos esperar com a realização do projeto? O que se pretende realizar com seu desenvolvimento? Que benefícios são esperados? Quais serão os benefícios com sua realização? 

• Qual a área de atuação do projeto? Qual sua dimensão em termos de público alvo? Que volume de recursos deverá ser investido?

Estes são componentes essenciais para elaboração do escopo. 

O que pode acontecer com os projetos que se iniciam com escopo mal definido? Ele pode aumentar de tamanho, mudar, não atingir os objetivos iniciais, demorar mais, ficar mais caro, etc.

A boa Gestão do Escopo passa pela definição clara do que deve ser feito durante o projeto e de como isso será realizado. Essa definição deve ser feita com base nos resultados esperados para o projeto e nas restrições que se terá para sua realização.

Depois de definido o escopo, é preciso controlá-lo. Não há nada de errado em mudar o escopo do projeto. O problema é que isso não pode ser feito sem a consideração do contexto como um todo. Qual será o impacto dessa mudança de escopo no tempo do projeto? Na sua qualidade? Quais os riscos dessa mudança? Essa mudança pode trazer algum custo?

Uma ação importante para a definição do escopo do projeto é transformar a declaração de 'resultados esperados do projeto' em uma lista de atividades que precisam ser realizadas. Para fazer isso, é preciso “quebrar” sucessivamente o “resultado esperado do projeto” em partes menores. Essa divisão deve ser feita até que seja atingido o nível de detalhe que se pretende gerenciar. O nível mais detalhado é chamado de “pacote de trabalho”.

Agora, vamos conhecer um modelo de impresso que poderá ser utilizado para a declaração do escopo de seu projeto.

DECLARAÇÃO DE ESCOPO DO PROJETO

Nome do Projeto:

JUSTIFICATIVA DO PROJETO (NECESSIDADES QUE O PROJETO DEVE ATENDER)

PRODUTO QUE DEVE SER ENTREGUE AO FINAL DO PROJETO (DESCRIÇÃO)

SUBPRODUTOS DO PROJETO QUE DEVERÃO SER ENTREGUES NO DECORRER DA EXECUÇÃO

INDICADORES E METAS

REGISTROS

Anexos:

Data:                                             Assinatura do autorizador:

Fonte: Portal da Educação