É notório que o perfil das micro e pequenas empresas apresentam, no geral, níveis de gestão menos elevados- sabendo que gestão é decisão- a questão é, como fazer boa gestão, ou seja, como tomar resoluções que gerem resultados positivos?. O principal pré-requisito para a tomada de decisão é ter total conhecimento e controle de todos os processos do empreendimento, por isso é condição “sine qua non” fazer o mapeamento de processos.
Dito isto é necessário que compreendamos o que significa e qual a finalidade desta ação, mapeamento de processos, que basicamente consiste em fazer um levantamento de todas as atividades, entradas e saídas que constituem o mesmo, todas as variantes, detalhes e especificações, enfim descrever como funciona.
Pode parecer simplória, mas esta ação feita de forma ordenada, crítica e consciente apresenta um retrato fidedigno sobre os pontos de melhorias, inclusive dentre estes podem ser identificados ociosidade, retrabalho, desperdícios, custos elevados e desnecessários, perdas de insumo.
O mapeamento de processos pode ser executado como um check-list, onde deve-se responder às seguintes questões: Quais são as entradas do processo, quais as metas, quais os problemas, quais padrões?. Em seguida justifique: Por que este processo existe, qual a finalidade do processo?.
Dando sequência, relate: Onde é planejado e em qual setor é executado? Após, verifique o tempo: Quando é planejado, executado, qual é o tempo de duração?. Depois, identifique responsáveis pelo processo e/ou atividade do mesmo: Quem planeja, gerencia e executa? . Por último descreva: Como é feito, planejado e qual e seu desempenho?
Ao término ou se preferir durante checklist análise as informações e, para cada processo os pontos de melhoria, em seguida elenque quais as prioridades. Feito isto, uma opção é usar o método Ciclo PDCA (Plan, Do,Check, Act), cujo termo em português são: Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Este, é baseado em repetição por ser aplicado sucessivamente nos processos para se obter melhorias contínuas. O ciclo PDCA, então, trata-se de um método, o qual quando utilizado visa controlar e melhorar os processos de uma organização. De forma resumida segue as etapas do Ciclo PDCA para aplicar após análise do mapeamento de processos.
- Planejar: Definir os problemas e entender os motivos pelos quais ocorrem, definir objetivos, escolher métodos a serem aplicados.
- Fazer: Aperfeiçoar/treinar o método, executar mudanças, medir e registrar resultados.
- Verificar: Saber se o padrão está sendo cumprido, verificar o que está funcionando e o que não está e saber o porquê.
- Agir: Se tudo estiver conforme programado permaneça, se tiver inconformidades corrija e previna as falhas, por fim repita soluções que se mostrarem eficientes.
Logo, o mapeamento de processos é uma forma eficiente e organizada de melhorar a gestão empresarial, conhecendo a evolução do empreendimento, gerando amadurecimento e resultados positivos através das análises que o permitirá identificar, priorizar, entender e resolver problemas. E o Ciclo PDCA é fundamental para conduzir a implementação das melhorias ou a inclusão de novos processos, portanto, não pule etapas, não sabote sua análise e o mais importante: Dedique-se.
Ressaltamos que essas ações; mapeamento de processos e aplicação do ciclo, consistem em conceitos simples, mas, ambas as ações são trabalhosas e exigem do gestor dedicação e acurácia, para que não ocorram erros tais como: ausência de fundamentação, análise incorretas, registros incompletos, medições imprecisas, padronização pouco ou não detalhada e principalmente decisões tomadas de forma equivocada, as quais- certamente- irão impactar de forma negativa a sua empresa.
Momento do Administrador, Adm Suelen Accioly - 13 de junho 2016.
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