Uma organização é constituída por pessoas e processos, logo, quanto maior a produtividade das pessoas e dos processos maior a rentabilidade e menor a ociosidade. As empresas necessitam de forma contínua aumentar e aperfeiçoar os métodos que elevam a produtividade de suas equipes e dos processos para obter maior desempenho.
Confiramos as dicas a seguir:
1). Identifique as falhas
Verifique quais e onde ocorrem as falhas que impactam negativamente a produtividade da empresa. Avalie o processo de trabalho, entenda onde e como o capital está sendo gasto, contendo de forma clara estas informações será possível automatizar os processos e cortar gastos desnecessários. Em post anterior já falamos sobre a importância do mapeamento de processos em uma pequena empresa, uma vez que o mapeamento de processos descreve toda lógica de funcionamento da organização. Portanto, para identificar as falhas, observe atentamente seus processos.
2). Motive sua equipe
Sabe-se que a motivação é criada através da interação entre o colaborador e a situação em que ele está envolvido na empresa. Além disso, a motivação varia de pessoa para pessoa devido ao momento em que a mesma está vivendo. Outro fator a ser observado é que segundo o estudo de Edwin Locke a motivação é gerada no ponto de partida dos objetivos, quando o colaborador estabelece seus alvos e define a melhor forma de atingi-los, o mesmo permanece independente das dificuldades que o trabalho apresente, motivado devido a satisfação que o resultado o proporcionará e, isso o conduz e o motiva. Logo, a importância da empresa que precisa manter e/ou elevar a produtividade em se empenhar afim de proporcionar qualidade ambiente no trabalho. Cuidar para que seja harmonioso através da organização, higiene, mobílias que dê conforto (Ex. uma boa cadeira), manutenção dos equipamentos de trabalho, prezar por um clima organizacional saudável, reconhecer o trabalho bem executado, ensinar a partir dos erros, entre outros.
3). Invista em treinamento
Para que empresa tenha alta produtividade é imprescindível que a mesma capacite suas equipes, atualizando-as sempre acerca de novas atividades, softwares, atendimento, ferramentas de trabalho. Com isso, os resultados serão sub- processos e processos melhores. Muitos empreendedores acham que treinamentos são onerosos e custam caro para as organizações, mas para esta afirmação devolvemos com outras perguntas: Quanto custa um funcionário mal treinado? Quanto custa um funcionário que executa mal as suas funções e perde tempo na execução das suas rotinas? Esta é uma análise que temos de fazer na hora de investir em treinamentos. Já dizia Derek Bok, ex-reitor da Universidade de Harvard, “se você acha que a educação é cara, experimente a ignorância. ”
4). Faça planejamento
Um bom planejamento é primordial para os processos da empresa, quando ele não existe as decisões ficam incertas e, isso interfere diretamente na produtividade. Todo e qualquer intento que ela fizer precisa e deve ser avaliado e moldado ao contexto o qual a organização atua. A flexibilidade em um planejamento visa encontrar a melhor forma em fazer determinada ação e não em abandonar o foco inicial. Atualmente existem ferramentas simples e gratuitas na web para fazer planejamento do seu negócio, além disso existem métodos simples e ágeis sobre este que lhe ajudam a ganhar tempo na hora de planejar.
5). Crie estratégias
Importante que a empresa esteja preparada para variadas circunstâncias, como crises, cortes no orçamento... que necessitam de estratégias para suportar de forma saudável os altos e baixos que podem vir a ocorrer, do mesmo modo que o planejamento. As estratégias precisam ser realizadas e avaliadas e melhoradas.
Um bom exemplo de estratégia para melhorar a produtividade consiste em investir em tecnologias que permitam otimizar o tempo de operação, assim viabilizando que os colaboradores mantenham o foco no negócio. Softwares pagos ou gratuitos, por exemplo, com variadas plataformas que atendam ao empreendimento, podem favorecer a diminuição de tempo no atendimento assim aumentando a satisfação e melhorando o relacionamento com cliente.
6). Foco na produtividade das reuniões
As reuniões não podem ser improdutivas e isso acontece muitas vezes quando: o foco, o assunto é esquecido ou modificado durante o curso da reunião, temas de menor relevância tomam maior tempo, discussões são criadas fora de um senso comum entre os que se reúnem, e assim reunião prevista para 20 minutos ultrapassa o horário, a questão que deveria ser resolvida, a meta a ser definida, a decisão a ser tomada, não são resolvidas. Para que elas sejam eficientes e de alta produtividade, procure definir o delimitar o tema e se manter nele, faça uma pauta contendo os assuntos que deverão ser abordados, procure objetividade e clareza. Em algumas empresas existe o costume de fazer reuniões em pé, para que as pessoas mantenham-se focadas na pauta e não usem a reunião como um pretexto para procrastinação. Outras, penduram um cronômetro grande na sala de reunião para monitorar o tempo gasto e mensuram este custo na operação, ou pode-se eleger um colaborador para controlar o tempo pré-determinado para cada assunto e controlar a pauta. Em síntese, é essencial manter o foco nestes eventos.
7). Comunicação interna
A produtividade da empresa está diretamente relacionada com uma comunicação interna clara e objetiva. No momento em que os atores da organização, gestores e colaboradores, aprenderem a se comunicar e melhorarem sua comunicação, os processos tornarão-se mais ágeis e eficientes e a produtividade destes crescerá. A comunicação ineficaz é um ponto fraco nas empresas, e precisa ser melhorado para que não haja retrabalho, por exemplo, devido às pessoas não entenderem exatamente o que deve ser feito.
Momento do Administrador, Adm. Suelen Accioly - 15 de junho 2016.
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