Espaço do Administrador - Custo por absorção e baseado na atividade ABC

Custos é a parte mais importante da Contabilidade. Suas especificações são de suma importância para varias tomadas de decisão em uma empresa.

No mercado globalizado, concorre-se com todo o mundo, seus produtos precisam de qualidade superior, competitividade, uma boa imagem da empresa e uma das mais essenciais características é um preço baixo (um custo baixo) para conseguir consumidores e mantê-los.

Na Contabilidade de Custos, existem vários métodos para a apropriação de custos, todos são úteis e importantes para uma empresa.

Os custos por absorção determinam o custo de cada unidade produzida e de seu total, nos mostrando onde foram os gastos produtivos, fixos e variáveis, gastos com mão-de-obra direta, indireta, água, luz, materiais diretos e indiretos, etc.. No sistema por absorção existe uma difícil tarefa, a de diferenciar custo e despesa, isso pois as despesas são, no caso, não são apropriadas diretamente para os produtos.

Já o sistema ABC, Custo Baseado na Atividade, aloca melhor os Custos Indiretos de Fabricação, pois ele os diferencia por centro ou atividade além de distribuir os custos normais e despesas, com isso ele é muito mais completo, nos dizendo realmente todos os gastos e custos do produto e não desconsidera pontos importantes como a parte administrativa e de vendas, assim como a parte publicitária. 

Custeio por Absorção

Introdução:

Para começar, no método por absorção, é preciso entender a separação entre custos e despesa. Os gastos relativos ao processo de produção são custos, e os relativos à administração, às vendas e aos financiamentos são despesas.

Porém, na prática, ocorre uma série de problemas por não ser possível a separação de forma clara e objetiva. Por exemplo, é comum encontrarmos uma única administração, sem a separação da que realmente pertence à fábrica; surge daí a prática de se ratear o gasto geral da administração, parte para despesa e parte para custo, rateio esse sempre arbitrário, já que não há possibilidade  prática de uma divisão científica. Normalmente, a divisão é feita em função da proporcionalidade entre número de pessoas na fábrica, ou com base nos demais gastos, ou simplesmente em porcentagens fixadas pela Diretoria. 

Como tentativa de solução ou pelo menos de simplificação, algumas regras básicas podem ser seguidas:

a) Valores irrelevantes dentro dos gastos totais da empresa não devem ser rateados.

Se, por exemplo, o gasto com o departamento pessoal for de 0,3% dos gastos totais, deve-se tratá-lo como despesa integralmente, sem rateio para a fábrica. 

b) Valores relevantes, porém repetitivos a cada período, que numa eventual divisão teriam sua parte maior considerada como despesa, não devem também ser rateados, tornando-se despesa pelo seu montante integral.

Por exemplo, a administração é centralizada, incluindo a da produção, representando 6% dos gastos totais da empresa; numa eventual distribuição, 2/3 delas ficariam como despesa. Logo, o melhor critério é tratá-la diretamente como despesa. 

c) Valores cujo rateio é extremamente arbitrário devem ser evitados para apropriação aos custos. 

Por exemplo, a apropriação dos honorários de diretoria só seria relativamente adequada se houvesse um apontamento do tempo e esforço que cada diretor devotasse ao processo de administração e vendas e ao de produção. Como isso é praticamente impossível e já que é extremamente arbitrário qualquer critério de rateio (porcentagem pré-fixada, proporcionalidade com a folha de pagamento etc.), o mais indicado é o seu tratamento como despesa no período em que foram incorridos. 

Resumindo, só devem ser rateados e ter uma parte atribuída aos custos de produção e outra às despesas do período os valores relevantes, que visivelmente contêm ambos os elementos e podem, por critérios não excessivamente arbitrários, ser divididos nos dois grupos.

É fácil a visualização de onde começam os custos de produção, mas nem sempre é da mesma maneira simples a verificação de onde eles terminam.

A regra é simples, bastando definir-se o momento em que o produto está pronto para a venda. Até aí todos os gastos são custos. A partir desse momento, despesas.

Por exemplo, os gastos com embalagens podem tanto estar numa categoria como noutra, dependendo de sua aplicação; quando um produto é colocado para venda tanto a granel quanto em pequenas quantidades, seu custo terminou quando do término de sua produção. Como a embalagem só é aplicada após a venda, deve ser tratada como despesa. Isso implica a contabilização do estoque de produtos acabados sem embalagem, e esta é ativada num estoque à parte.

Se, por outro lado, os produtos já são colocados à venda embalados de forma diferente, então seu custo total inclui o do seu acondicionamento, ficando ativados por este montante.

Inúmeras vezes ocorre o uso de instalações, equipamentos e mão-de-obra da produção para elaboração de bens ou execução de serviços não destinados à venda. São exemplos disso os serviços de manutenção do prédio, reforma e pintura de equipamentos não-fabris etc., com uso do pessoal da manutenção da fábrica. Também a produção de máquinas ou dispositivos e moldes para a produção de outros bens ou uso próprio da empresa encontram-se nesse problema.

Se a empresa faz uso do seu Departamento de Manutenção para também fazer reparos em máquinas do Departamento de Contabilidade, por exemplo, ou se usa pessoal ocioso da produção para ampliar as instalações do seu Departamento de Vendas, não pode incluir esses gastos nos custos dos produtos desse período. Deve ser feito um apontamento de mão-de-obra e dos materiais utilizados, e esse montante será tratado como despesa ou imobilização, dependendo do que tiver sido realizado. Além disso, também uma parte deverá ser adicionada ao serviço realizado, dentro dos mesmos critérios em que se basearia a empresa caso um produto tivesse sido fabricado. 

Conceito:

O Custeio por Absorção consiste, simplesmente, na apropriação de todos os custos de produção para os produtos e/ou serviços produzidos, levando em conta todas as características da Contabilidade de Custos, algumas das quais citadas acima.

Por essas características, seus custos vão para o ativo no forma de produtos e só podem ser considerados despesas ao ocorrer a venda do produto, Princípio da Realização.

É bom deixar claro que uma empresa não deve alterar sua maneira de apropriar os custos constantemente, isso pois existe diferenças entre eles e, quase sempre, essas mudanças podem dar uma falsa impressão dos resultados obtidos. 

Custo por Encomenda: Ordem de Produção

É um sistema onde a produção é feita de acordo com as características fornecidas pelo cliente. Basicamente consiste na apropriação de cada custo em uma Ordem de Produção (OP), o que torna mais fácil sua visualização.

Precisamos esclarecer que é mais apropriado utilizá-lo quando os produtos diferem no tipo de material e trabalho utilizado. Como exemplo temos marcenarias, gráficas, etc.

Tem como pontos principais o Material Direto, a MOD e o CIF (é bom lembrar que o CIF pode ser departamentalizado de acordo com as características da empresa).

As características diferenciadas dos outros sistemas são:

- Identifica a produção de diferentes lotes de produtos;

- Em cada OP são acumulados o Material Direto, a MOD correspondente e o CIF, calculado por uma taxa de absorção (que no exemplo 1 tinha como base Horas MOD ou Material Direto);

- Só se pode obter o custo do produto a partir do momento em que a OP é encerrada (Princípio da Realização);

- Enquanto a OP não é encerrada, os supostos “custos” são acumulados na conta de Produtos em Processo;

- Este é um sistema cansativo e trabalhoso pois gera uma grande burocracia, principalmente para o registro de suas informações. 

Dependendo do tipo de produção e atividade de serviços executados, uma empresa industrial pode ter como tipos de ordem produção:

• Ordem de Produção (para a fabricação de produtos)
• Ordem de Serviço (para a prestação de serviços a clientes)
• Ordem de Reparos (para reparos e manutenção)
• Ordem de Obra (para a construção de obras e/ou reformas) 

Custo por Processo:

Custo por Processo é o sistema em que os custos são acumulados por processo, isto é, de acordo com cada etapa de fabricação (cada departamento, cada centro de custos e/ou cada processo). Ele é mais utilizado em empresas que se utilizam da produção em massa ou produção contínua.

As indústrias que mais se adequam e usam o sistema são indústrias têxteis, de aço, produtos químicos, montadoras de automóveis, eletrodomésticos, etc.

Por se tratar de uma produção contínua ou em massa, seus custos devem ser acumulados em cada departamento e será ele quem determinará o custo unitário do produto e seu estágio de fabricação. Ao se transferir um produto para o departamento seguinte, seu custo também será transferido, mostrando no fim o custo unitário total

Para que se possa utilizar esse sistema é preciso que a indústria seja dividida em centros de produção ou serviço

As características do Custo por Processo são:

• Determinar o estágio de fabricação em seu centro;
• Por possuir um padrão, fica mais fácil saber seus custos;
• O CIF tem uma distribuição melhor pois é feito em cada processo ou departamento;
• Diminui o processo burocrático em relação ao sistema de Custo por Encomenda. 

Custo Padrão:

O Custo Padrão é um custo determinado através de vários cálculos racionais, em “laboratório”, partindo da premissa que sua empresa se utilizaria da melhor matéria-prima possível, que sua mão-de-obra seria a mais eficiente, e que toda a produção utilizasse 100 % de sua capacidade. Sem perdas ou paradas além das programadas para manutenção preventiva.

Com isso, as diferenças que se encontram entre o custo padrão e o custo real do período são gerados por irregularidades técnicas.

Por ser um sistema tão preciso, ele seria considerado uma meta para a empresa a longuíssimo prazo.

As variações são:

• Variação de preço de materiais;
• Variação de quantidade de materiais;
• Variação da taxa salarial da MOD;
• Variação da eficiência da MOD;
• Variação de orçamento do CIF;
• Variação de volume do CIF;
• Variação de eficiência do CIF. 

Custeio Baseado na Atividade -"Sistema ABC"

O Sistema ABC consiste em definir uma tarefa (Ex.: espremer uma laranja) e definir quais são os custos incorridos no período que foram causados por aquela tarefa (Ex.: energia elétrica do espremedor, mão-de-obra, manutenção de máquina, etc.).

Alguns conceitos para implementação:

A implementação de um sistema ABC efetivo nunca acontecerá a menos que seja apoiado por todos os níveis dentro da organização.

Primeiro deve ser mostrado que as práticas de contabilidade de custos existentes não conseguem satisfazer todas as suas necessidades e exigências de informação de custos.

O FMI Inc. (Administração Focada na Informação) separa o processo de implementação em sete passos: 

• 1. Planejamento e Treinamento 
• 2. Identificar atividades básicas e processos 
• 3. Diagrama de Fluxo de Custo 
• 4. Coletar Dados e sintetizá-los 
• 5. Construir e validar seu modelo 
• 6. Resultados e análise unidos à estratégia 
• 7. Melhoria do desempenho de apoio e processar ações administrativas 

O ABC no Serviço Médico:

Os custos ao se prover serviço médico aumentaram, enquanto os pagamentos para esses serviços diminuíram. Com isso, para permanecer lucrativo neste ambiente, um médico precisa de informação de custo precisa, da qual podem ser tomadas decisões empresariais com base nessas informações.

Quando uma prática sabe quanto vale para prover um serviço específico, podem ser tomadas decisões de administrativas informadas. Podem ser usados dados atuariais para predizer a utilização de um procedimento, e por estes dados, pode ser calculado o número de procedimentos que a prática executará debaixo do contrato. Podem ser aplicadas figuras de custo a estas estimativas para uma projeção de quanto um contrato de serviço administrado valerá a prática médica. A quantia que a prática receberá debaixo do contrato de serviço pode ser comparada com o que a prática se antecipa, isto valerá para prover serviços debaixo do contrato. A diferença será lucro ou prejuízo. 

A maioria das práticas médicas mantém os livros na base de dinheiro vivo de contabilidade que reconhece renda, quanto recebeu, e despesas. Enquanto este método refletirá adequadamente com o passar do tempo lucro ou prejuízo, diferenças aparecerão se há um atraso entre o desempenho de serviços e coleta de pagamento. A maioria das práticas pagará despesas e receberá reembolsos de seguro depois dois a três meses. A dinheiro vivo, base declarações financeiras para um período discreto, como um mês, informarão rendas e despesas que não são relacionadas a um ao outro.

Conclusão

Ficou muito mais claro, para o grupo, a idéia de Custeio por Absorção e Custeio Baseado na Atividade. Suas idéias básicas nos mostraram a eficiência de seus conceitos.

Os exemplos implantados no trabalho, mesmo tendo como fonte a própria apostila utilizada em sala (caso de Custo por Encomenda e por Processo), foram escolhidos por melhor expressar o conceito estudado.

Toda a pesquisa e elaboração do trabalho nos deu a oportunidade de, cada vez mais, aprender a trabalhar em grupo mas aproveitando as qualidades de cada um.

A idéia de que os custos são essenciais para a empresa é um fator determinante. Hoje em dia, todas as decisões empresariais devem ser tomadas com base nas informações fornecidas pelo custo. Nenhuma informação deve ser desprezada.

Ao analisar o sistema ABC, fica difícil exemplificar com dados numéricos a sua contabilização, isso pois, como já dissemos, é preciso ter um conhecimento único da empresa e de todo o seu sistema de informação e produção. O Custo Baseado na Atividade ainda é uma área nova na literatura contábil, o que dificultou nossa pesquisa.

Entre as empresas que se utilizam do ABC estão a General Eletrics e a IBM, mostrando toda sua credibilidade e importância.

Fonte: Cola da Web