Especialista compartilha o passo a passo para planejar e
executar um evento da melhor maneira possível
Organizar e executar eventos não é uma tarefa fácil. São
muitos detalhes e pormenores que precisam ser observados, desde a primeira
reunião com o cliente até o dia ou período por qual se prolongue a ocasião. As
tarefas vão desde decoração e alimentação à recepção e acompanhamento de
palestrantes ou convidados especiais, dependendo da natureza do evento.
Segundo Maurício Galliett, diretor nacional de produção da
Fábula Eventos, para obter sucesso em cada área e no geral, não podem faltar um
briefing bem traduzido, organização, distribuição de tarefas e uma equipe
competente. Veja abaixo suas dicas essenciais para ter sucesso ao organizar
qualquer evento:
1. Ouça o cliente - "Captar de forma correta as
informações iniciais é fundamental pra saber traduzir o desejo do cliente para
a sua equipe", diz Galliett. Se não conseguir entender plenamente o que
ele quer no primeiro encontro, não deixe de fazer perguntas específicas e tirar
dúvidas ao longo das próximas reuniões. Quanto mais e melhor você ouvir o
cliente, maiores as chances de ter um evento bem-sucedido.
2. Crie um cronograma - "Todo evento produzido por uma
agência profissional segue um cronograma bem elaborado", afirma o
especialista. Após a definição de um conceito para o evento, cria-se um
cronograma de ações com prazos estabelecidos e se inicia o contato e
agendamento com fornecedores. O cronograma será o melhor amigo do organizador,
pois o ajudará a manter registro de cada passo dado até a ocasião.
3. Foque no resultado - O conselho de Maurício Galliett é
que desde a concepção do projeto, até a execução do evento, deve-se focar no
resultado e no retorno que o cliente espera. Por isso é importante ter um
conceito muito bem definido e alinhado com o cliente, para que as coisas não
tomem rumos inesperados, causando transtornos.
4. Escolha bem os parceiros - Fornecedores competentes são
indispensáveis na organização de eventos. A escolha desses parceiros tem que
ser muito bem feita, pois o nome de quem está à frente do evento está em jogo
se alguma coisa não sai como desejado. Pessoas de confiança ou bem recomendadas
no meio devem ser priorizadas.
5. Invista na equipe - "É fundamental ter uma equipe multidisciplinar
e saber delegar tarefas e responsabilidades. Um evento de grande porte envolve
muitas equipes com prazos de execução e montagem diferentes e uma dependendo da
outra", diz Galliett. Uma equipe responsável e confiável faz com que todas
as áreas do evento sejam bem-sucedidas.
6. Qualidade em primeiro lugar - Essa dica é uma
consequência das anteriores. Investindo na melhor equipe, em bons fornecedores,
numa organização de tempo e tarefas bem estruturada, e mantendo os desejos do
cliente sempre como guia, a qualidade será facilmente mantida. Maurício
Galliett destaca a sua importância no meio: "Qualidade e rapidez no
atendimento e capacidade de realização são os grandes diferenciais num segmento
muito concorrido e sem regulamentação".
Fonte: Administradores
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