Um dos maiores motivos para o fracasso da produtividadecoletiva do mundo corporativo atualmente é, sem dúvida, o excesso de reuniõesdesnecessárias e mal conduzidas. Muitas empresas ainda não dão a devidaimportância para esse problema que, além de atrapalhar o bom desempenho de suaequipe, leva a muitos gastos que poderiam ser evitados. Segundo um estudo querealizamos na Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniõesimprodutivas é de, aproximadamente, 500 mil reais a cada 100 funcionários.
Esse é um grande problema a ser enfrentado pelas corporaçõese é perceptível para os funcionários. Uma pesquisa recente da Triad com 2000pessoas mostra que 64% dos participantes dizem que as reuniões nas empresas emque trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. O condutor de uma reuniãotem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso,deve seguir algumas técnicas que sugiro que aplique no seu ambiente detrabalho:
Estabeleça previamente os objetivos da reunião - Evite aomáximo convocar uma reunião de última hora! Para que ela seja produtiva, todosparticipantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo daconvocação e os temas que nela serão discutidos.
Convoque certo - Analise o motivo da reunião e convoque aspessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assuntoproposto. Algumas vezes há pessoas que não precisariam estar ali naquelemomento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas ao invés de fazer númerona sala de reunião.
Abra a reunião clarificando os objetivos - Inicie lendo oobjetivo e a pauta da mesma. Certifique-se de que todos os presentes agregamalgo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe oobjetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
Permaneça em pé – Sempre que conduzo reuniões para clienteseu ajo dessa maneira. Isso me permite evitar conversas paralelas em função domeu posicionamento, observar os participantes e também me ajuda a referenciarvisualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principaisdesafios para os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controledo tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesapara que seja visível a todos e não apenas a você. Assim, todo o grupo seráconscientizado e se preocupará com o tempo.
Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversase perca ou fique prolixa, convém registrar as principais ideias discutidas nareunião e os próximos passos.
Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com osparticipantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará vocêa aprimorar sua técnica.
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre olíder da equipe tem que ser o condutor do encontro. Ele pode delegar essafunção para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reuniãoseja objetiva e, principalmente, produtiva. Inclusive, essa é uma ótimaoportunidade para que os funcionários mostrem as suas qualidades e capacidadede liderança, desde que tenham objetividade, foco, autocontrole, percepçãoaguçada e boa comunicação. Uma condução efetiva, além de destacar ascaracterísticas pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipeaumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.
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