Falta de dinheiro e golpes de empresas organizadoras podem
ser evitados se a formatura for um evento bem planejado
A vida acadêmica é dura: fins de semana na companhia dos
livros e madrugadas dedicadas a terminar o trabalho de conclusão de curso são
algumas situações que qualquer estudante de graduação conhece muito bem, pois
viveu todas elas. No entanto, todos esses sacrifícios são recompensados ao fim
do curso com uma incrível festa de formatura. É a hora de celebrar, com todas
as pessoas queridas, uma conquista para a qual nos preparamos durante toda a
vida escolar: o diploma universitário.
Mas esse momento também é resultado de muito trabalho.
Organizar uma festa de formatura requer planejamento financeiro, compromisso
dos formandos com a arrecadação da quantia necessária para as despesas, além de
prevenção contra eventuais – e cada vez mais frequentes – golpes de empresas
organizadoras para que, no dia da festa, só existam motivos para comemorar.
Quanto antes, melhor
Para chegar ao tão aguardado dia de trajes de gala,
champanhe e muita alegria, é preciso começar cedo. Acredite: enquanto você
ainda comemora sua aprovação no curso, já é hora de pensar em como vai querer
celebrar o seu fim. "Seria interessante que os alunos que estão
ingressando no primeiro ano já fizessem um levantamento. É lógico que não dá
pra contar com a participação de todos por que, justamente no primeiro ano, há
um índice de evasão muito alto. Mas, reunindo o máximo de alunos interessados,
já dá pra iniciar", afirma o economista Emerson Castello Branco, da CBS
Consultoria.
A distância entre o momento em que a turma decide promover
sua festa e a data da formatura interfere bastante nos valores das parcelas, já
que esse intervalo de tempo compreende boa parte da duração do curso. Por isso
a antecedência é tão importante: "quanto mais cedo começar o seu
planejamento, menores vão ser as parcelas que você terá que depositar para, no
fim do curso, chegar ao valor necessário", explica Emerson. Ou seja, se a
sua turma demorar para pensar na formatura, pode se preparar para desembolsar
mais dinheiro em menos tempo.
Planejamento e Pesquisa
Reunidos os interessados e eleita uma comissão de formatura,
é hora de partir para o planejamento e a pesquisa, dois processos fundamentais
na organização da festa – e também os maiores responsáveis pelo seu sucesso. É
aí que surgem as primeiras dúvidas: que empresa contratar? Como se certificar
de que ela é confiável? O que o contrato deve conter?
Para encontrar uma empresa que conjugue os desejos da turma
com o valor que os estudantes podem pagar, só com muita pesquisa. Nessa hora,
não economize nas perguntas. Informe-se sobre tudo. Isso vai garantir que o
suado dinheirinho arrecadado para a festa se converta numa noite dos sonhos
alguns meses (ou anos) mais tarde. Joyce Ajuz, coordenadora do Centro de
Departamento de Pessoas da ESPM-RJ e professora do curso de Administração da
instituição, dá algumas dicas para esse começo: "Peça referências,
acompanhe alguma formatura organizada pela empresa antes de fechar o contrato e
analise, no mínimo, três empresas", elenca.
Já Hélio Donin Jr, sócio diretor da Rede Nacional de
Contabilidade (RNC), indica alguns procedimentos valiosos na investigação da
idoneidade das empresas organizadoras que a comissão vai consultar: "Uma
empresa de contabilidade conceituada pode verificar se a empresa está
legalmente constituída, checando seu registro na Junta Comercial, sua inscrição
na Receita Federal do Brasil, seu alvará de funcionamento e até certidões
negativas. A consulta ao PROCON pode ser bastante interessante para saber se
existe alguma reclamação sobre os serviços prestados".
Coloque seu conhecimento em prática
Mesmo que turmas de qualquer curso organizem suas festas de
formatura, é na área de Administração que a tarefa tem um sabor especial.
Afinal, essa é uma oportunidade de ouro para colocar em prática o que foi
aprendido em sala de aula.
Natália Nascimento, aluna do 7º período de Administração em
Negócios na ESPM-RJ, integra a comissão de formatura de sua turma e acredita
que a tarefa que assumiu tem lhe proporcionado muitos aprendizados: "você
tem que tomar decisões e liderar mas, ao mesmo tempo, tem que procurar agradar
a turma, por que é uma festa coletiva", explica.
Já Alessandro Rodrigues, concluinte de Administração no
Centro Universitário Plínio Leite (Unipli), em Niterói, Rio de Janeiro, atribui
sua postura na comissão ao conhecimento adquirido em sala: "o curso ajudou
a lidar com tudo. A gente pensa em trinta cabeças, não em quatro, por que
precisamos ter flexibilidade pra lidar com outros pontos de vista e respeitar
as diferenças", comenta.
Hélio Donin ressalta a importância de participar da comissão
de formatura para a vida profissional do então formando de Administração:
"É um interessante exercício de gestão. Aprender a gerir recursos
coletivos e registrá-los adequadamente pode proporcionar ao integrante da
comissão uma experiência que, futuramente, poderá ser aplicada à sua carreira.
Como todos, independente da profissão, necessitarão gerir financeiramente suas
atividades, o integrante da comissão, sem dúvidas, sai na frente", afirma.
Coisas que todo formando precisa saber
Alguns conhecimentos são valiosos na produção da festa de
formatura – principalmente se a sua turma não vai contratar uma empresa
organizadora
A comissão
Não tem jeito: por menor que seja a turma, é preciso eleger
uma representação. Ela será responsável por tudo o que diz respeito à festa:
abertura da conta bancária, pesquisas, visitas, reuniões, orçamentos, entre
outras atribuições.
Os contratos
O comum acordo de uma turma em arrecadar dinheiro por meio
de contribuições mensais visando cobrir as despesas da festa deve ser
formalizado por meio de contrato. O documento deve instituir os integrantes da
comissão, estabelecer o valor e a duração das mensalidades, os juros e as
multas por atraso, as condições de devolução em caso de desistência, entre
outras minúcias importantíssimas que evitarão problemas futuros.
A conta bancária
Em geral, as turmas optam por instituições como o Banco do
Brasil e a Caixa Econômica Federal – onde muitos estudantes já têm suas
próprias contas, o que facilita o pagamento das parcelas – que oferecem taxas
especiais para comissões de formatura e até quatro titulares.
As datas
Não é só a festa que precisa ter uma data marcada. O
vencimento das mensalidades e dos contratos, a entrada de novos formandos, etc,
tudo tem que estar previsto ordenadamente. Um cronograma é uma opção simples e
eficiente para esse acompanhamento temporal.
Os faturamentos extras
O dinheiro arrecadado com as mensalidades pode ser
insuficiente. Esse problema pode ser resolvido com faturamentos extras através
da venda de canetas, rifas, barraca de bebidas em calouradas, realização de
festas, etc. Mas atenção: os custos desses faturamentos extras não podem sair
da poupança da turma!
A prestação de contas
A critério da turma, periodicamente, a comissão deve apresentar
balancetes financeiros para acompanhar o andamento da arrecadação e certificar
a transparência da gestão. Os sites Comissão de Formatura
(www.comissaodeformatura.com.br) e Tô Formando (www.toformando.com) oferecem
sistemas on-line gratuitos de gestão financeira para comissões de formatura.
Esses dispositivos facilitam o trabalho da comissão e a fiscalização dos
alunos, mas não dispensam as reuniões.
Fonte: Administradores
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