Como se comunicar bem com qualquer pessoa

Saiba quais são as informações mais importantes para tipos diversos de profissionais

Pode parecer óbvio, mas nunca é demais reforçar a importância de uma mensagem clara para a comunicação. Para isso, conhecer as pessoas a quem você está se dirigindo é um diferencial importante. Em artigo escrito para o site Business Insider, o empreendedor Michael Cooper aponta como conhecer tipos diferentes de funcionamento do cérebro pode ajudar a comunicar informações de forma mais eficaz.

O princípio é que conforme você entende melhor as necessidades daqueles com quem está se comunicando, mais simples será o processo de organizar e adaptar as informações para montar uma mensagem clara. Dados indispensáveis são: o quem, o quê, onde, o quando, o porquê e o como de qualquer situação, tarefa ou assunto sobre o qual se está falando.

Cooper destaca que ao falar para determinado público é necessário entender que durante esse momento as pessoas mudam de um "processamento externo", representado pelo ouvir, para um "processamento interno", representado pelo pensar. Isso acontece quando as necessidades informacionais específicas das pessoas são supridas pelo que elas estão escutando. Prestando bem atenção é possível identificar o momento em que os processamentos mudam de externo para interno.

Essa troca é completamente natural e significa que a pessoa está realmente ouvindo e absorvendo informações. Se ao falar você transmite as informações necessárias, a consequência normal é justamente que a mudança ocorra. O objetivo deve ser esse.

Cooper mostra como fazer com que as pessoas transformem sua informação em pensamentos de acordo com suas personalidades e posições de trabalho. Esses princípios podem ser aplicados em emails, pessoalmente ou ao falar pelo telefone. Em caso de falar em público, busque transmitir as informações principais de forma linear, para maximizar a atenção dos diferentes tipos de audiência. Confira abaixo:

Gerentes/ Gestores: As informações principais são o quê e quem. Ao falar com essas pessoas, seja direto - geralmente elas não têm muito tempo e não gostam de sentir que estão desperdiçando minutos preciosos. Comece com o assunto principal, e se houver tempo e disposição, faça perguntas que demonstrem interesse, como quais são os planos para o final de semana.

Inovadores / Influenciadores: O porquê é o principal. Por exemplo, é importante trazer à tona o contexto de uma tarefa a ser realizada e especificar porque ela é importante, qual impacto ela trará. Essa atitude demonstrará respeito e fará com esse tipo de pessoa priorize o que você está pedindo.

Educadores/ Harmonizadores: Concentre-se no "quem". Essas pessoas precisam entender o quê, quando e porquê mas o "quem" é o mais importante para elas. Essa informação determinará a abordagem que elas utilizarão na tarefa. Lembre-se de deixar claro qual é o procedimento que você quer que ela siga, se houver, pois do contrário ela fará o que lhe deixa mais confortável.

Sistematizadores/ Analisadores: Informe absolutamente tudo o que você sabe. Esse tipo de pessoa precisa de todas as respostas antes mesmo que surjam as perguntas (acredite, elas surgirão!). Dê a elas um tempo para processar a tarefa antes de iniciá-la. Além disso, esteja disponível para tirar dúvidas porque para esse tipo de pessoa é importante evitar riscos ou erros.

Fonte: Administradores