Seu dia com 30 horas

Existem algumas medidas que podem ser tomadas a fim de transformar oito horas de trabalho, bem planejadas, em equivalentes a 10 horas de trabalho comum

Há alguns anos, um banco popular brasileiro criou um slogan de publicidade dando a entender que o banco seria tão eficaz ao cliente, a ponto de estar à disposição durante 30 horas diárias.

Ainda que saibamos que tal situação é impossível, pois o dia possui apenas 24 horas, em tempos de rotina acelerada, realmente, gostaríamos que muitos dos nossos dias fossem estendidos por algumas horas extras a fim de poder cumprir todos os compromissos.

Matematicamente é impossível, mas existem algumas medidas que podem ser tomadas a fim de transformar oito horas de trabalho, bem planejadas, em equivalentes a 10 horas de trabalho comum.

1. Anote seus compromissos

Tenha uma agenda, seja ela física ou virtual, eu, por exemplo, uso o google calendar para as atividades pessoais, e o próprio sistema do meu trabalho para as atividades profissionais, o google calendar ou ferramentas similares é vantajoso pois além de poder ser acessado em um computador é sincronizado automaticamente com aplicativos em celulares e Ipads/tablets. Mas a agenda física funciona muito bem também, desde que sempre esteja a sua disposição.

Coloque suas tarefas em uma agenda, tenha noção da extensão prática do seu dia, semana e mês. A visualização o ajuda ser racional com as atividades que deve realizar durante o dia.

2. Evite perder tempo com distrações

Evite aquelas "coisinhas" que tiram o foco, às vezes é o celular, whatsapp, redes sociais, até a própria conversa com os colegas de trabalho. Saiba dizer não, afinal você já sabe muito bem todas as atividades que tem a finalizar (já estão na sua agenda), se você procrastinar ou se distrair demais durante o dia, certamente o tempo não “renderá”. Você precisa de tempo, seja para o trabalho, família, lazer, para aquele projeto que você está iniciando e etc.

3. Coloque alarmes para as suas atividades

Não precisa ser para absolutamente tudo, mas é importante cronometrar aquela atividade que você precisa realizar a qualquer custo, então se utilize do seu smartphone, cronometro e etc. para aperfeiçoar suas atividades. Às vezes você precisará ser um pouco mais metódico para alcançar os resultados almejados para aquele dia em específico.

A contagem do tempo também ajuda a estimar o tempo gasto em alguma atividade específica. Digamos que todo dia você precise fazer a atividade "x", se você já sabe a média de tempo gasto para realizá-la, será muito mais fácil otimizar o seu tempo em outras atividades.

4. Deixe o celular em modo "silencioso"

Se o seu trabalho não exige atender ao telefone instantaneamente, procure deixá-lo no modo silencioso para evitar que ele seja uma distração. Seja através de uma notificação do whatsapp, ou de redes sociais, até mesmo um sms ou uma ligação, se você puder evitar, deixe para visualizar após o encerramento de determinada atividade.

5. Não cheque seu e-mail a toda hora

Na rotina agitada o e-mail é uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas, mas lembre-se e-mail não é chat, portanto nem você encaminha um e-mail esperando resposta instantânea, e nem a pessoa que te encaminhou espera isso.

Portanto, não interrompa sua atividade concentrada para responder um e-mail, espere finalizá-la, ou realizar uma pausa estratégica para dar a devida atenção à sua caixa de entrada. Eu particularmente gosto de dividir meu dia em blocos, no primeiro período checo todos os e-mails e os categorizo, atendendo as prioridades e os demais no decorrer do dia.

Então, parece tranquilo, certo? Mas a prática exige grande disciplina. Após listar suas atividades, saber o tempo médio gasto em cada uma delas, evitar distrações, certamente você aumentará o nível de produtividade e alcançará melhores resultados.

Essas medidas irão te proporcionar sensação de que seu dia foi prolongado, sensação de controle e dever cumprido. E, certamente, restará mais tempo para outras atividades que você sempre quis praticar, no entanto não o faz pela "falta" de tempo.

Fonte: Administradores