A eficácia em reuniões sempre é possível desde que gerentes e equipes tenham consciência da importância dessa ferramenta nos processos de gestão.
Reuniões de trabalho no ambiente organizacional podem ser definidas como o encontro de profissionais que sob a coordenação de um líder, discutem e deliberam, sobre determinados assuntos. Uma reunião de trabalho é um dos meios mais importantes de comunicação entre gerentes e equipes, principalmente em empresas onde o estilo predominante de administrar é o participativo. É, portanto, imprescindível sua realização periodicamente no ambiente de trabalho. Entretanto, para que tais reuniões não sejam demasiadas, improdutivas e desnecessárias, desencadeando descredito da equipe, exceto em casos extremos nunca devem demandar excessos.
Para tanto, devem ser preparadas e conduzidas de maneira adequada constituindo-se em uma excelente ferramenta gerencial. São várias as vantagens oriundas de reuniões de trabalho eficientes. Como principais, podemos destacar o estreitamento da relação entre líder e liderados oportunizando a expressão de ideias; ocorrências de opiniões e vivências profissionais, além do fortalecimento das relações interpessoais, no grupo. A consciência profissional que os colaboradores adquirem mediante problemas específicos da empresa assim como, a busca conjunta por suas soluções também é uma vantagem que merece destaque, haja vista que é por meio dela que surgem tomadas de decisões importantes sobre ações administrativas a serem implementadas.
De modo geral as vantagens proporcionadas por reuniões de trabalho eficientes caracterizam-se em resultados consideráveis para a equipe. Primeiro porque desenvolve a confiança entre os seus integrantes ressaltando a importância dos seus papéis, e segundo, porque efetiva o compromisso dos seus membros para o alcance dos objetivos da organização os quais estão inseridos.
A dinâmica de uma reunião de trabalho eficiente consiste primeiramente em estar preparado para conduzi-la, o que significa elaborar seu roteiro determinando o assunto, o motivo, os objetivos, os tópicos a serem abordados e o tempo estimado para apresenta-los e discuti-los. Não menos importante é a organização da equipe. Definir os participantes de acordo com o assunto e os objetivos além de informa-los com antecedência sobre o dia, o local e a hora bem como sobre o assunto e os objetivos, é imprescindível nesta fase.
Uma vez concluídas tais etapas, o momento seguinte consiste em preparar o material e equipamento necessário. O local também deve ser verificado a fim de avaliar as acomodações, ventilação e luminosidade entre outros. Como parte final da fase de preparação está o planejamento. O planejamento de uma reunião produtiva consiste no conhecimento técnico que o líder deve ter sobre o assunto a ser discutido e na sua ordem de apresentação mediante o roteiro pré-estabelecido.
Na fase de condução, é preciso primeiramente preparar a equipe deixando seus membros a vontade lembrando-os dos motivos da reunião e seus objetivos. É necessário também ressaltar a importância dos membros neste processo. Isto porque os conscientizam de que para a organização eles são considerados como o ativo mais importante. Feito isto, o passo seguinte é apresentar o assunto com objetividade e lógica instalando e mantendo a discussão no grupo. Em uma reunião, o líder tem como responsabilidade estimular a participação e o respeito não assumindo total controle sobre sua condução inclusive pelo cumprimento do horário.
Ao final, é preciso concluir indicando os principais pontos destacados e providências a serem tomadas a fim de alcançar os resultados esperados. É sempre importante agradecer a participação e empenho de todos.
Conclui-se, portanto, que colher bons frutos por meio de reuniões sempre é possível desde que gerentes e equipes tenham consciência da importância desse ferramenta que se bem preparada e conduzida por um líder, traduz-se em eficiência nos processos de gestão.
Momento do ADM, Alessandra Aparecida - 08 de abril 2017.
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