Dicas para melhorar a produtividade de seu ambiente de trabalho. O artigo auxilia através de dicas simples e com eficácia comprovada
Muito comum nos dias de hoje, as interrupções fazem parte do processo de trabalho de todos nós. Principalmente para aqueles que trabalham em um ambiente digital, como designers, programadores e operadores de sistemas. O aumento de aplicações como redes sociais e aplicativos para smartphones colocou em risco a produtividade de muitos.
Neste artigo descrevo algumas dicas que poderão contribuir para que o seu dia seja mais produtivo e as suas atividades menos estressantes.
1 - Crie o hábito de usar uma agenda: Tentar guardar tudo na memória ou em bilhetinhos colados no computador é sempre uma prática desfavorável quando se pensa em produtividade, por isso, prefira o uso de uma agenda ou um caderno e faça as anotações do mês, semana e dia. Anote tudo. No fim do dia a sensação é muito boa e você vai perceber o quanto produziu realmente. Existem inúmeros aplicativos com essa função e podem também ser utilizados para essa finalidade.
2 - Chegue sempre mais cedo em seu ambiente de trabalho: Chegar com os clientes ligando ou colegas de trabalho já solicitando resultados é ruim para o dia todo, então, tente criar o hábito de chegar alguns minutos mais cedo e, antes do cafezinho, organize seu dia. Verifique seus reais desafios e avalie tudo o que será necessário. Você vai se sentir melhor e será muito benéfico para dar aquele empurrão inicial em seu dia.
3 - Organize os alertas de aplicativos: Desative todos os sons de aplicativos e programas enquanto está desenvolvendo alguma tarefa importante. Se isso não for possível, crie sons e alertas diferentes para grupos e pessoas mais importantes, assim você pode identificar quem está se comunicando e filtrar a sua leitura em momentos estratégicos de seu dia. A maioria dos aplicativos e programas instalados em seu computador possui inúmeros recursos de alertas que ajudarão em seu trabalho diário a ter mais tempo.
4 - Tenha um horário para ler e responder seus e-mails: A não ser que a sua função exija, ficar lendo a caixa de emails constantemente tira a concentração e gera queda na produtividade, principalmente se você tem o hábito de ler e responder. Por isso, eleja dois ou três horários para ler os emails e quando o fizer, responda todos e delete (apague) os SPAMS e também os emails que não lhe interessam. Evite também alarmes que avisam quando os emails chegam em sua caixa postal.
5 - Mantenha uma lista do que irá fazer no dia: Mantenha uma lista visível em sua mesa ou tela do computador ou celular. Vá riscando (ou marcando) as tarefas que foram feitas de tal modo que você tenha noção de como está sendo o seu dia. Gerencie as prioridades e mude-as se necessário e sempre que possível.
6 - Faça as tarefas mais difíceis primeiro: Geralmente as primeiras horas do dia são mais produtivas, por isso, execute as tarefas mais difíceis durante as primeiras horas. É muito provável que terá mais possibilidades de sucesso do que deixá-las para o período seguinte. Você poderá estar cansado e desistir facilmente na finalização delas.
7 - Faça uma coisa de cada vez: Enquanto está executando uma tarefa esqueça a seguinte. Não fique trocando de itens só porque cansou ou encontrou alguma dificuldade. Enfrente e finalize. Foco, perseverança e determinação em cada tarefa podem gerar resultados impressionantes em seu trabalho. O contrário fará com que você fique sempre com pequenas pendências e o resultado geral pode ser desanimador.
8 - Evite levar trabalho para casa: Essa é uma prática muito comum, pois aquela frase de que em casa ninguém me interrompe ou à noite eu consigo produzir melhor é mero hábito e falta de disciplina. Se 8 horas diárias não são suficientes será que 3 horas seriam? Na verdade há uma séria inversão de pensamento justamente por ser mais fácil fazer as tarefas fora de hora do que enfrentar as origens das interrupções e combatê-las definitivamente. Pense nisso!
9 - Divida trabalhos maiores em partes menores: Como se devora um elefante? A resposta mais inteligente poderia ser: "dividindo-o em bifes". É claro que levaríamos dias para comê-lo por inteiro mas, na lógica, é o que se tem pra fazer.
Se levarmos isso ao nosso cotidiano, tentamos diariamente "devorar" nossos elefantes (grandes tarefas) de uma só vez, trabalhando exaustivamente para encontrar o fim rapidamente, no entanto, pense no elefante! Se tentássemos comê-lo de uma só vez? Morreríamos de congestão, com certeza!
Brincadeiras a parte, uma grande lição nos é dada com esse exemplo. Toda tarefa de grande complexidade deve ser dividida em partes, tornando mais fácil e possível a sua execução. Quanto mais fracionada a sua tarefa estiver, mais chances de enxergar as soluções você terá!
10 - Analise os resultados no fim do dia: Analise no fim de cada dia os resultados obtidos. Reflita por alguns minutos o que poderia ser feito ou o que impediu você de concluir algo dentro do prazo, caso hajam tarefas inacabadas. Talvez estimou errado ou algum imprevisto ocorreu. O mais importante é ir aprendendo e entendendo como melhorar cada processo a cada dia. É um exercício fundamental que não se deve deixar de ser feito. Depois, prepare o dia seguinte, anotando tudo em sua lista ou agenda e vá embora descansar, pois a meta para o dia seguinte deve ser para o dia seguinte, não é mesmo?
Espero ter contribuído um pouquinho para que tenha mais tempo e mais sucesso em suas funções!
Momento do ADM, Paulo Sergio - 30 de abril 2017.
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