O primeiro passo para se entender como realizar um planejamento, é entender o que significa e como funciona o processo de planejar.
A palavra PLANEJAR vem do latim PLANUS – que significa “achatado, nivelado”, que tem a mesma etimologia que a palavra PLANUM, que significa “superfície lisa”. Ambas nos transmitem o sentido de organizar uma atividade em uma superfície, de forma que possamos enxergar seu objetivo sob uma perspectiva privilegiada.
As discussões recentes sobre planejamento têm como objetivo definir o processo envolvido entre uma ideia criativa e uma realização inovadora. Esse processo todo envolve diversas ferramentas gerenciais, de avaliação e de diagnóstico traduzidos por metodologias amplamente conhecidas como análise SWOT, PDCL, avaliação 360º, entre outros. No entanto a simplicidade do projeto visa responder simples perguntas que norteiam absolutamente qualquer projeto: Quem, O quê, Como, Porque e Quando.
Quando trazemos para a nossa realidade e pensamos sobre algum projeto que queremos desenvolver, o processo de planejamento exige necessariamente informações e conhecimento realistas do momento em que estamos, para onde queremos ir e o que esperamos que aconteça durante todo o processo de execução.
Essa consciência vai nos permitir o desenvolvimento de estratégias e a criação de uma metodologia de manutenção de estratégias por meio de índices que poderemos acompanhar a execução de nosso projeto. Esses índices podem ser relacionados às receitas, despesas, prazo ou qualquer outra que possa refletir com realidade a situação de seu cronograma.
Uma vez reunidos todos esses fatores em um cronograma, é possível responder todas as questões que citamos a pouco: Qual a situação atual, Qual problema quero solucionar, quem pode resolver, como vai resolver, quando pode começar, quanto tempo vai levar, quanto vai custar, quando vai acabar e o que pode acontecer até que se resolva?
No entanto, durante a preparação do planejamento é necessário se atentar para alguns erros facilmente adotados.
1º - Tentar prever erros ou eventos muito distantes - Em virtude da alta probabilidade de alteração no cronograma do planejamento, devemos esperar que ele não seja linear. Muitas questões podem influenciar seu planejamento - sejam eles fatores internos ou externos. Por isso é importante prever a manutenção estratégica, ou seja, a capacidade de incluir, excluir ou alterar qualquer característica do seu planejamento.
2º - Planejar muitos detalhes – Envolve muitos custos e altamente trabalhoso tentar controlar absolutamente todos os aspectos do seu projeto. Alguns detalhes simplesmente não precisam ser considerados no seu planejamento se eventualmente eles não forem capazes de influenciar seu resultado.
3º - Utilizar o planejamento como metodologia comportamental coercitiva - Prever e permitir as características e particularidades de todos os envolvidos é muito mais fácil do que exigir um comportamento altamente engessado no modelo previsto. Isso pode provocar reações negativas ou até atritos entre os envolvidos. Alguns comportamentos que se desviem do modelo ideal podem ser corrigidos pontualmente.
4º - Oposição – Literalmente o contrário de harmonia. O planejamento perfeito é a união entre execução do cronograma com flexibilidade das circunstâncias e dos envolvidos. Permitir que o cronograma sofra alterações em função dos envolvidos ou de diversos fatores, efetivamente é mais eficaz do que tentar compensar esses desvios num cronograma sem espaço para ajustes.
Se associar essas considerações no momento de criar seu planejamento, vai notar que a possibilidade de executa-lo e acompanhar sua execução vai ser uma tarefa muito mais fácil.
Momento do ADM, Gliferson Cleber - 23 de novembro 2016.
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