Não se perca nos planos!

Aprenda como elaborar o documento que pode mudar para melhor os resultados da sua loja com as dicas de consultores.

Um cliente entrou na loja, mas saiu logo em seguida porque todos os vendedores estavam ocupados e ele não tinha tempo nem disposição de esperar para ser atendido. Outro cliente seguiu o mesmo caminho porque entrou na loja disposto a comprar o produto ”modelo A”, mas a loja só tinha o ”modelo B” para oferecer.

Enquanto isso, numa rede social não muito distante dali, um cliente soltava os cachorros na loja porque cansou de esperar a entrega da mercadoria prometida para duas semanas atrás. Como se não bastasse, a loja concorrente, que fica na mesma rua, passou por uma grande reforma e reinaugurou em grande estilo com uma promoção de parar o trânsito.

Sabe qual a melhor maneira – e talvez a única – de não passar por nenhuma das situações acima? Planejamento! É por meio do planejamento que o lojista visualiza suas necessidades (mais funcionários, incremento no mix de produtos, presença digital, inovação no ambiente de loja, promoções especiais, entre outras) e estabelece as ações que deverá colocar em prática para supri-las. Mesmo que o ano já tenha começado, nunca é tarde para planejar. Para ajudar nesta tarefa, confira as dicas dos consultores Sérgio Dal Sasso e Cláudia Montezuma.

Por onde começar

O lojista sabe que precisa planejar, mas também precisa saber como dar início a essa tarefa de forma eficiente e organizada. ”Todo planejamento começa com as definições das estratégias a serem desenvolvidas”, diz Sérgio Dal Sasso, consultor, escritor e palestrante especializado em gestão de negócios e empreendedorismo. Já para Cláudia Montezuma, consultora especializada em varejo da Ponto de Referência, o primeiro passo para o planejamento deve ser avaliar muito bem a equipe da loja, seus potenciais, competências e habilidades. ”É importante ver em quais setores os funcionários precisam ser treinados, quem está com problemas, quem precisa ser mais incentivado e até quem não tem que ficar”, diz Cláudia. ”Nenhum planejamento anual se mostrará eficaz se as pessoas certas não estiverem nos lugares certos.”

Sobre os primeiros passos do planejamento, Sérgio Dal Sasso destaca que o lojista precisa antes de tudo conhecer a fundo seu negócio. ”Isso depende da visão, da capacidade e do nível de conhecimento da equipe para formar um ‘pensar, desenvolver e planificar’ que retrate as reais possibilidades e caminhos para o desenvolvimento futuro das atividades”, diz. Na opinião do consultor, o primeiro passo para um planejamento reúne o que ele chama de ”pleno conhecimento” do que está sendo feito do negócio, com a inclusão de novos planos e investimentos que devem ser retratados de forma lógica em números.

”A ampliação da loja ou a inclusão de novos fornecedores impacta em perspectivas de crescimento em vendas, novos funcionários, novos treinamentos, mudanças do quadro funcional, etc. Todos estes detalhes devem ser considerados para que as projeções retratem e espelhem da melhor forma o que pode acontecer em relação às evoluções das atividades”, aponta.

Ingredientes indispensáveis

Como em qualquer atividade empresarial, o varejista precisa reunir alguns pré-requisitos para dar conta de uma tarefa essencial para o crescimento do negócio. E com o planejamento não é diferente. Disposição é apenas um dos muitos ingredientes que um lojista precisa ter para fazer do planejamento um sucesso. Cláudia Montezuma cita equipe motivada, vontade e determinação de atender muito bem, histórico dos números e análise das ações. Se o planejamento for para uma loja nova, a consultora sugere que o empreendedor busque informações em entidades representativas e também com outras empresas (concorrentes e fornecedores) do mesmo ramo de atuação.

Já Sérgio Dal Sasso, criatividade e inovação são dois ingredientes que não podem faltar. ”É algo a ser sempre estimulado, proposto e testado em cada etapa a ser desenvolvida e enriquecida pela participação do grupo”, explica o consultor. ”A missão de uma empresa depende da forma como conseguimos criar diferenciações das mínimas coisas e sempre pensando em poder desenvolver fórmulas que conquistem novos clientes e consigam criar fidelidade aos já conquistados.” 

Cláudia Montezuma afirma que o importante no final de tudo é ter muito G.A.S., ou Gestão de Atendimento e Serviços. ”Se alguma coisa está dando muito certo, copie”, afirma. ”Não há nada de errado nisso e o segredo é copiar fazendo ainda melhor”. Ela diz que o lojista com verdadeira vocação e capacidade de implementação de idéias e ações saberá fazer isso. Mas adverte: por mais capacitado que seja, o lojista nunca vai conseguir fazer isso sozinho. ”Portanto, atenção ao pessoal é um ingrediente que não pode faltar”.

Seguindo a mesma linha, Sérgio Dal Sasso lembra que auto-avaliação é outro ingrediente que deve ser adicionado à receita de sucesso de um planejamento. ”Caso um lojista sinta que todo seu esforço não vem atingindo os objetivos, o mesmo deve reavaliar seu modelo, seus colaboradores e tudo o que movimenta seu negócio”, sugere. Dessa forma, na avaliação de Dal Sasso, o lojista troca o ”eu consigo” por uma visão do conjunto para desenvolver novas idéias. ”Normalmente nos limitamos quando achamos que podemos fazer tudo sozinhos, sem dividir responsabilidades, sem reconhecer as próprias imperfeições”, alerta Dal Sasso.

Planejamento realista

Quando decide colocar no papel o que deseja para seu estabelecimento é até compreensível que o lojista fuja um pouquinho da realidade e coloque metas e objetivos distantes de serem alcançados. O desafio é fazer um planejamento adequado à realidade da empresa e do mercado para que o que for planejado possa ser mesmo colocado em prática. ”Um sistema de planejamento sobrevive como objeto de gerenciamento de uma atividade lojista, quando conseguimos trabalhar de forma hábil, competente e periódica com o modelo de gestão”, ensina Dal Sasso. ”Assim, sua qualidade depende da velocidade e poder analítico do grupo para que se possa projetar, revisar e redirecionar caminhos quando isso se fizer necessário”, aponta.

Cláudia Montezuma diz que para que o planejamento esteja em sintonia com a realidade do negócio e do mercado, a primeira providência é estabelecer uma meta junto com todos. Para ela, nenhum resultado é bom o suficiente se não houver meta a atingir. ”A meta deve ser desafiadora, mas atingível para haver motivação”, lembra a consultora. O planejamento, ensina Cláudia Montezuma, deve ser mensurável e ”acompanhável”, o que não significa dizer que as metas devam ser apenas quantitativas. ”O lojista pode querer vender X, mas o cliente tem que querer comprar”, diz. ”Para que isso aconteça, é preciso pensar na qualidade da venda, estimular a atitude de servir da equipe e só então pensar nos números e no mercado.”

”Os mercados estão em permanente mudança, e todos que ficarem perdidos na multidão de lojas que fazem a mesma coisa estarão fadados ao fracasso”, diz Cláudia. ”Por isso, é importante analisar o mercado e planejar como sair da mesmice.” Neste contexto, Sérgio Dal Sasso resume dizendo que o lojista deve elaborar um planejamento que possa ser revisado com praticidade para permitir mudanças e tomadas de decisão com grande agilidade. ”Com isso, o lojista evita desperdícios e cria antecipadamente condições para uma movimentação rica em alternativas pela rentabilidade do negócio”, explica.

Participação da equipe

Não ouvir os funcionários da loja é abrir mão de uma vantagem competitiva que faz toda diferença. Um planejamento feito sem a participação deles corre sério risco de ficar no papel. ”Só quem participa se sente comprometido”, lembra Cláudia Montezuma. Além disso, na opinião da consultora, as empresas – inclusive no varejo – gastam muito dinheiro com pesquisas quando deveriam se lembrar que seus funcionários, especialmente aqueles que estão na ponta do negócio, como os vendedores, sabem muito.

O consultor Sérgio Dal Sasso vai além. Para ele, seja qual for o modelo de gestão da empresa, para o desenvolvimento do negócio é preciso trabalhar pelo crescimento da utilidade das funções. Ou seja, formar especialistas em cada área da empresa, o que favorecerá certamente a elaboração do planejamento. ”A grande vantagem dessa política é garantir mais velocidade e qualidade nas tomadas de decisões.”

Tire o plano da gaveta

Para quem já tem o hábito de fazer seu planejamento anual, o cuidado é com aquelas idéias e ações que por alguma circunstância não foram colocadas em prática. A consultora Cláudia Montezuma diz que não é recomendável simplesmente ”reaproveitar” ações de um planejamento para outro. ”Tudo muda de um ano para o outro”, observa. A cada novo planejamento é preciso fazer uma avaliação profunda para ter certeza de que não houve mudança de prioridades. ”Se estava previsto para o ano anterior e não foi executado, provavelmente não era prioridade”, avalia.

Para Dal Sasso, ações que não deram certo são passíveis de ajustes para que alcancem os resultados desejados. ”O planejamento é um sistema gerencial diário que reúne e integra as pessoas através de um modelo que estabeleça a qualidade dos caminhos que o negócio vai seguir”, explica. ”O grande diferencial de um bom planejamento está justamente neste exercício obrigatório e constante entre o prever, o planificar e o agir em conjunto pela espera dos avanços, resultados e mudanças”, diz. Encarando o planejamento desta forma, é possível resgatar uma idéia da gaveta com grandes chances de sucesso ao colocá-la em prática.

Momento do ADM, Sérgio Dal Sasso - 21 de dezembro 2016.